Quelles sont les obligations en matière de facture pour les auto entrepreneurs?

Dès lors que l’on crée une entreprise, il faut avoir conscience qu’à un moment ou à un autre, il va falloir faire des factures. Dans ce cas, que votre autoentreprise s’adresse à des professionnels ou à des particuliers, vous devrez être en mesure de produire des factures en bonne et due forme. Voici tout ce que vous devez savoir pour réaliser votre facturation d’autoentrepreneur dans les règles.

La facture est-elle obligatoire en autoentreprise ?

Avant toute chose, il est important de rappeler que la facturation n’est pas obligatoire dans toutes les situations. En effet, la facture n’est obligatoire dans tous les cas que lorsque vous facturez un autre professionnel. Pour les ventes aux particuliers, la facture n’est obligatoire que dans certains cas.

La facturation en cas de vente aux professionnels

Dans le cadre de ventes à des professionnels, l’article L441-3 du Code de commerce stipule que « tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doit faire l’objet d’une facturation. » 

De ce fait, si vous vendez vos services ou produits à d’autres professionnels, quel que soit leur statut juridique, vous êtes tenu de fournir une facture détaillée. D’autre part, cette facture étant un document officiel, il est nécessaire d’y faire figurer certaines mentions obligatoires et de suivre un certain formalisme afin que celle-ci soit recevable.

La facturation en cas de vente aux particuliers 

Dans le cadre de la vente à des particuliers, la facturation n’est pas obligatoire dans tous les cas. La loi précise en revanche qu’il est nécessaire de faire une facture dans les cas suivants : 

• En cas de vente à distance, que cela soit en ligne ou par correspondance ;
• Pour de la prestation de services dès lors que le montant est égal ou supérieur à 25 € T.T.C. ;
• Pour la livraison aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité ;
• Dans le cadre de travaux immobiliers, assortis ou non de ventes de matériaux ou de marchandises.

Dans tous les autres cas, vous n’avez pas besoin de fournir de facture, à moins que le client vous la demande. Bien sûr, si vous faites une facture, vous devrez respecter certaines règles et faire figurer certaines mentions obligatoires sur vos factures d’autoentreprise.

Les différents types de factures d’Auto-Entreprise

En tant qu’Auto-Entrepreneur, comme pour les autres statuts d’entreprise, différents types de factures peuvent être générés : la facture classique, la facture d’acompte et la facture d’avoir. 

En revanche, il est important de souligner que le ticket de caisse et la facture ne doivent pas être confondus. En effet, le ticket de caisse ne peut faire office de facture puisqu’il ne comporte pas toutes les informations obligatoires.

La facture classique

Il s’agit de la facture que l’on rencontre le plus souvent. C’est la facture globale de la commande, celle qui regroupe toutes les informations à propos de la commande initiale. Elle mentionne les acomptes reçus et le total de la prestation.

Souvent, dans le cadre d’une prestation de services, la facture est appelée « Note d’honoraires ».

La facture d’acompte

Dans certains cas, vous pouvez être amené à demander à vos clients le paiement d’un acompte. Dans ce cas, vous devrez lui fournir une facture d’acompte, conformément à l’article 289 alinéa c du Code des impôts : « Tout assujetti est tenu de s’assurer qu’une facture est émise, par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers […] pour les acomptes qui lui sont versés avant que l’une des opérations visées aux a et b ne soit effectuée. »

La facture d’acompte suit les mêmes règles que la facture classique en termes de formalisme et de mentions obligatoires. En outre, il est recommandé de mentionner sur la facture d’acompte le numéro de la facture initiale à laquelle elle est reliée. Cela permet de faciliter le suivi de paiement.

La facture d’acompte sert donc à justifier le paiement partiel d’une prestation ou d’une vente de bien.

La facture d’avoir

Une fois qu’elle est éditée, il est interdit de supprimer une facture. En effet, tous les numéros de factures doivent se suivre et il ne doit pas y avoir d’interruption. Ainsi, pour annuler une facture totalement ou partiellement, il faut recourir à un avoir, qui nécessite l’édition d’une facture d’avoir.

La facture d’avoir permet donc :

• De rectifier une facture en cas d’erreur, que cela soit sur le prix, l’article ou le client par exemple ;
• D’annuler une facture, dans le cas d’une rétractation ;
• D’appliquer une remise accordée au client après facturation et ainsi justifier un remboursement.

Comme pour la facture d’acompte, la facture d’avoir suit les mêmes principes que la facture classique. En revanche, elle comporte toujours un solde négatif, puisqu’elle vient en annulation d’une facture éditée. Pour ce faire, elle devra d’ailleurs mentionner la facture à laquelle elle se rapporte.

Le formalisme d’une facture d’Auto-Entrepreneur

Une facture étant un document officiel, elle doit respecter certains codes pour avoir de la valeur. À ce titre, elle doit obligatoirement :

• Être établie en 2 exemplaires dont l’original est conservé par le client ;
• Être rédigée en français ;
• Comporter un numéro ;
• Afficher des mentions obligatoires.

La facture peut être réalisée sur support papier ou être électronique, mais dans les deux cas il convient de la conserver pendant 10 ans comme le prévoit l’article L123-22 du Code de commerce.

Les mentions obligatoires d’une facture

Pour une facture adressée aux clients particuliers

Sur votre facture d’autoentrepreneur destinée à un particulier, vous devrez obligatoirement faire figurer les informations suivantes :

• Identification de l’autoentreprise
  • Votre nom et prénom en plus du nom commercial de l’entreprise si vous en avez un ;
  • L’adresse du siège de votre autoentreprise ;
  • Le numéro SIREN complété par : 
    • RCS + la ville où se trouve le greffe d’immatriculation pour les commerçants ;
    • RM + le département du lieu d’immatriculation pour les artisans
    • URSSAF + le département du lieu d’immatriculation pour les professions libérales
  • Le n° de T.V.A. intracommunautaire si vous faites des ventes à un client résidant à l’étranger.

• Informations de facturation

• La date d’émission de la facture d’autoentrepreneur ;
• La date de la vente ou de la prestation de service, c’est-à-dire le jour effectif de la livraison ou de la fin de la prestation de service ;
• Le numéro de la facture : un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il est possible d’ajouter un préfixe pour distinguer les types de factures. Exemple : FAC pour une facture, AC pour un acompte et AV pour un avoir.

• Identification du client :
  • Nom du client ;
  • Adresse du client (sauf si le client s’y oppose).

• Description détaillée des produits ou de la prestation :
  • Désignation du produit ou de la prestation ;
  • Quantité, unité, prix unitaire et prix total pour chaque produit ou service.

• Prix :
  • Frais annexes au produit (exemple : frais de livraison) ;
  • Remises accordées ;
  • Taux de T.V.A. applicables et le montant total de T.V.A. correspondant le cas échéant ;
  • Acomptes versés ;
  • Somme totale à payer H.T. (et T.T.C. si vous êtes redevable de la T.V.A.).

• Les mentions obligatoires complémentaires : 
  • Mention « T.V.A. non applicable, art. 293 B du CGI » (sauf si vous avez franchi le seuil de franchise de T.V.A.) ;
  • Mention « Autoliquidation » le cas échéant ;
  • Pour les professions pour lesquelles c’est obligatoire, mentionner l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur, la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Pour une facture adressée aux clients professionnels

Pour facturer des clients professionnels, il faut reprendre toutes les mentions obligatoires des factures pour les particuliers et en ajouter d’autres complémentaires :

• L’adresse de l’entreprise cliente, le client ne peut s’y opposer, contrairement à un particulier ;
• Le numéro de T.V.A. du client s’il est assujetti à la T.V.A. ;
• La date de paiement attendue ou le délai de paiement ;
• Le taux des pénalités de retard : il s’agit de la pénalité qui sera exigible en cas de retard de paiement sans devoir procéder à un rappel ;
• L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement
• Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. Si aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé, indiquez simplement sur la facture : « Aucun escompte accordé pour paiement anticipé ».

Gestion de la T.V.A. sur une facture d’Auto-Entrepreneur

En tant qu’autoentrepreneur, vous n’êtes de principe pas assujetti à la T.V.A. De ce fait, vous facturez tous vos clients en H.T., qu’ils soient professionnels ou particuliers. Cependant, si vous dépassez les plafonds de la franchise de T.V.A., vous devrez alors vous mettre à facturer T.T.C. jusqu’à la fin de l’année. Il vous faudra alors retirer la mention « T.V.A. non applicable » et afficher clairement les taux de T.V.A adoptés.

Pensez à cette possibilité lorsque vous calculerez vos tarifs de vente. En effet, un particulier ne récupèrera pas cette T.V.A., vous ne pourrez donc pas lui facturer en sus si vous franchissez le seuil, car cela représentera une réelle augmentation du prix initial. Vous devrez par conséquent continuer à facturer le même prix, mais T.V.A. comprise, et perdrez alors de la marge sur votre vente puisqu’il vous faudra reverser cette T.V.A. à l’État. À l’inverse, un professionnel récupèrera la T.V.A. et parle toujours en H.T., il ne sera ainsi pas choqué de la voir s’ajouter au montant H.T. le cas échéant.

Les sanctions en cas de manquement aux obligations de facturation

Il peut être tentant de ne pas se plier à toutes les règles de facturation tant elles sont nombreuses. Et pourtant, ne pas se conformer à ces règles est passible de sanctions qui peuvent couter cher :

• Une amende fiscale de 15 € par mention manquante sur chaque facture ;
• Une amende pénale allant jusqu’à 75 000 € pour défaut de facturation, factures de complaisances ou factures fictives. 

Notez que vous devez par ailleurs produire les factures dans les plus brefs délais après la prestation. Si vous différez les factures pour regrouper, par exemple dans le cas de clients réguliers, il vous faudra procéder à la facturation avant la fin du mois en cours. 

Utiliser un logiciel de facture pour Auto-Entrepreneur

Pour plus de simplicité et pour éviter de commettre des erreurs qui peuvent couter cher, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation. Très intuitifs et faciles à prendre en main, ils permettent de générer devis et factures en quelques clics. En revanche, il convient de faire attention à quelques points avant de choisir son logiciel. Il doit :

• Être conforme à la réglementation en vigueur en matière de facturation d’autoentrepreneur ;
• Pouvoir gérer les différents taux de T.V.A. français et les particularités du régime autoentrepreneur ;
• Être sécurisé et régulièrement mis à jour pour éviter tout risque de piratage et de perte des données ;
• Permettre d’établir devis et factures, d’appliquer des réductions et d’éditer des acomptes ou avoirs. Vous pouvez penser ne pas avoir besoin de tout au départ, mais vous vous rendrez rapidement compte qu’il vaut mieux avoir les fonctionnalités sous la main ;
• Être accessible hors connexion ;
• Vous faire bénéficier d’un support en cas de problème.

Il existe de nombreux logiciels gratuits qui semblent intéressants. Méfiez-vous toutefois, car ils ne sont que peu souvent recommandables. D’autre part, même si vous n’avez pas besoin de tenir une comptabilité stricte, il peut être intéressant de se tourner vers une solution complète. Celle-ci prendra en charge vos devis et factures d’autoentrepreneur, mais aussi le suivi de votre comptabilité. Vous pourrez suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires ou de vos charges à l’aide de graphiques clairs. Cette solution est parfois un peu plus onéreuse, mais peut également s’avérer très confortable.

Vous disposez à présent de toutes les clés pour établir vos factures d’autoentrepreneur en respectant toutes les règles qui s’imposent. Sachez qu’il existe des modèles de facture téléchargeables sur Internet et utilisables avec Excel. Mais le plus simple reste de toute façon le logiciel de facturation. Quoi qu’il en soit, ne négligez pas cet aspect de votre autoentreprise, car cela pourrait vous couter cher.