faire une note de frais en auto entrepreneur

Tout savoir sur les notes de frais d'un auto entrepreneur

Comment faire une note de frais en auto entrepreneur?

Vous vous lancez dans une activité à votre compte en tant qu’auto-entrepreneur et vous vous posez mille questions sur vos droits et obligations et notamment les notes de frais et leur remboursement ? Pas de souci, dans cet article, nous répondons à cette question, après avoir précisé ce qu’est une note de frais. De plus, nous verrons ensemble si cette dernière peut donner lieu à un remboursement si elle est déclarée.

Quel est le régime fiscal d'un auto-entrepreneur ?

Il convient tout d'abord de rappeler que l'auto-entreprise, également appelée micro-entreprise, est un régime fiscal simplifié et non un statut juridique. Ainsi, un auto-entrepreneur bénéficie à la fois d'avantages fiscaux ainsi que de formalités comptables et fiscales allégées. Néanmoins, cela veut aussi dire que vous n’aurez pas accès à certains avantages du régime fiscal classique.

Qu'est-ce qu' une note de frais?

Voici quelques exemples de dépenses qui peuvent surgir en dehors de la structure de l'entreprise :

  • Les déplacements dans des transports en commun ou dans son moyen de transport personnel.
  • L'alimentation.
  • Les communications.
  • L'hébergement.

Une note de frais est un formulaire qui documente ce type de dépenses et auquel sont joints les factures et reçus correspondants. Il s’agit de documents qu’il est conseillé de garder pour des questions de comptabilité.

Un auto entrepreneur peut-il déduire les notes de frais de son chiffre d'affaires?

Malheureusement, la réponse est non. Par conséquent, il ne lui est pas possible d'émettre des notes de frais pour les déduire de son chiffre d'affaires. Ce type de dépenses professionnelles annexes peut cependant apparaître sur le devis et sur la facture finale du client. Le calcul de ces frais particuliers doit être effectué en TTC, toutes taxes comprises, et non en HT, hors taxes. Le client, quant à lui, récupère alors la TVA et les éventuelles garanties des produits ou services acquis.

L'auto-entrepreneur peut également avoir recours aux frais de débours pour se décharger de certains frais associés à ses prestations. Si vous souhaitez plus d’informations, notre FAQ en fin d’article pourra vous aider à savoir s’il s’agit d’une bonne idée ou non.

Pourquoi est-il néanmoins conseillé à l'auto entrepreneur d'établir des documents identiques aux notes de frais?

Pour une simple raison : il conserve ainsi des preuves des dépenses engagées, peut les classer par catégorie, prendre conscience de leur importance pour ensuite les analyser, dans le but de les optimiser, voire de les réduire. Il s’agit donc d’un processus personnel et non obligatoire qui peut néanmoins aider à une meilleure gestion des frais professionnels. Et qui sait, peut-être trouverez-vous des frais facultatifs qui peuvent facilement être évités.

Les questions les plus fréquentes

Comme expliqué plus en détail dans les paragraphes précédents, il n’est pas possible à l’auto-entrepreneur de déclarer des notes de frais. Autrement dit : ses coûts de service ne sont pas déductibles du calcul d’impôts.

Les frais de débours sont des dépenses en rapport avec l'activité du travailleur indépendant, effectuées au nom et pour le compte d'un client. Ce sont généralement des achats de biens ou de matières premières, comme de la nourriture, des produits informatiques ou ménagers et, dans certains cas, il peut également s'agir de services qu'il a dû payer.

Les frais de débours devront être déclarés dans la comptabilité et il est donc nécessaire de conserver la facture d'achat et de remboursement pour d’éventuelles justifications auprès de l'administration fiscale et de facturer à nouveau la somme exacte attribuée au client. Le grand avantage de cette démarche est que, de cette façon, aucune dépense n'est considérée dans le chiffre d'affaires.

Oui, cette démarche est possible, mais en agissant de cette façon, le chiffre d'affaires de la micro-entreprise est gonflé de manière artificielle. Par conséquent, les cotisations sociales, calculées sur la base de ce même chiffre d'affaires, augmenteront et comme les dépenses sont facturées à une valeur inférieure et ceci sans création de valeur ajoutée, cette méthode peut avoir un impact négatif sur la compétitivité du travailleur indépendant.