Les factures de l'auto entrepreneur

Facture auto entrepreneur

Une facture est un document juridique, commercial, comptable et fiscal. Il s’agit d’un justificatif obligatoire, qui sert à prouver l’opération d’achat, de vente et de prestation de service entre l’entrepreneur et le client. Comme tout entrepreneur, l’auto-entrepreneur doit donc facturer ses clients, en vue d’encadrer légalement les prestations accomplies et vendues. Vous vous demandez que mettre sur une facture en tant qu'auto-entrepreneur en 2021 ? Voici les informations essentielles à indiquer sur vos factures.

Pourquoi la facture auto-entrepreneur est indispensable pour un micro-entrepreneur ?

La facture auto-entrepreneur joue un rôle très important, car elle est :

  • Une preuve de la prestation ou de l’opération de vente ;
  • Un document pour détailler l’opération de vente ou de la prestation entre l’auto-entrepreneur et le client ;
  • Une pièce comptable et un élément majeur de la gestion de la micro-entreprise ;
  • Un instrument fiscal pour le de taxes et d’impôts.

Quelles sont les règles d’une facture auto-entrepreneur conforme en 2021?

En vue d’établir une facture auto-entrepreneur conforme et adéquate, l’auto-entrepreneur doit respecter certaines règles de bases :

  • L’élaboration de la facture auto-entrepreneur est obligatoire si le client est un professionnel ou un particulier, sauf si le montant de la prestation est inférieur à 25 euro HT pour un particulier. Dans ce cas, alors, il faudra établir une note ;
  • Le montant à payer doit être figuré en chiffres et en lettres ;
  • La mention facture doit apparaitre dans le document ;
  • La facture doit être établie en deux exemplaires et écrite en français ;
  • Le numéro de la facture doit être unique et incrémental basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture et figuré sur toutes les pages. Pour le classement et l’archivage des factures, il est important de garder toujours le même format de numérotation ;
  • Dans la numérotation, l’auto-entrepreneur peut ajouter un préfixe par année ou par année et par mois, elle ne doit pas forcément repartir à zéro en début de chaque année ;
  • La facture auto-entrepreneur doit être effectuée et délivrée aussitôt que la prestation est terminée, ou au plus tard à la livraison ;
  • Depuis le 1er janvier 2021, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la facturation devient obligatoire si vous êtes fournisseurs du service public. Ce logiciel permet de mieux gérer les opérations avec les clients, de créer les documents nécessaires pour l’auto-entrepreneur et il assure une numérotation automatique.

Que faire en cas d’erreur dans une facture auto-entrepreneur ?

L’auto-entrepreneur ne peut pas supprimer ou modifier une facture émise. Par ailleurs, il existe un instrument comptable qui permet de corriger et d’éditer la facture, appelée « avoir » ou « note de crédit ».

Quels sont les types de factures auto-entrepreneur ?

Il faut distinguer trois types de factures auto-entrepreneur :

  • La facture auto-entrepreneur normale, qui sert à aligner les transactions effectuées entre l’auto entrepreneur et le client.
  • La facture d’avoir qui sert à éditer et rectifier la facture normale en cas d’erreurs et permet d’annuler une facture initiale si le client se retire. Le montant de la facture d’avoir est négatif, car elle constate une dette client. Il est essentiel de mentionner la facture initiale à laquelle la facture d’avoir apporte une correction.
  • La facture d’acompte qui sert à demander au client une avance sur le paiement en tant qu’assurance. Elle sert surtout lorsque le montant des services est élevé.

L’auto entrepreneur peut également ajouter un préfixe pour distinguer différentes séries de factures, notamment pour distinguer les factures d’acomptes et les factures d’avoirs.

Comment établir la facture auto-entrepreneur ?

Pour qu’une facture auto-entrepreneur soit valable en 2021, elle doit comporter des mentions obligatoires. Celles-ci sont divisées en trois rubriques/

Mentions générales

  • Le nom de l’auto-entrepreneur et ses coordonnées, ainsi que le nom commercial si il en a un ;
  • La date d’émission, la date de vente, la date de livraison si elle est différente de la date d’émission ;
  • Son numéro SIREN suivi de l’immatriculation selon l’activité. La facture doit être établie au nom de la société avec la mention « SIREN en cours d'attribution » Si l’auto-entreprise est en cours d'immatriculation, Si l'opérateur est un particulier, le numéro de SIRET ou de SIREN n'est pas imposé ;
  • Détails de la prestation : libellé, tarif, quantité, remises et réductions, prix unitaire, montant total en euros ou en devise étrangère à condition que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible ;
  • Le montant : le montant doit être présenté en hors taxe (HT) et indiquer la mention « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ». Si l’auto-entrepreneur est assujetti à la TVA, il doit indiquer le taux applicable, le montant HT et le montant TTC. La TVA ne peut pas être alignée dans une facture auto-entrepreneur ;
  • Le numéro du bon de commande si l’auto-entrepreneur en établi un ;
  • L'adresse de facturation de l’auto-entrepreneur et du client si elle est différente de l’adresse de domicile ou du siège social.

Mentions supplémentaires

  • La date de limite de règlement et le taux de pénalité en cas de retard. Ci la date limite n’est pas mentionnée, le client doit payer dans un délai maximum de 30 jours (60 si il est basé à l’étranger) ;
  • Taux de pénalité de retard ;
  • Conditions et Taux d’escomptes : une réduction en cas de paiement anticipé ;
  • Indemnité forfaitaire : si un client professionnel paie une facture en retard, il doit verser une amende de 40 euros, le montant doit être indiqué sur la facture.
  • Les informations bancaires : nom et adresse de la banque ;
  • Les modes de règlements et de paiements.

Mentions particulières

Ce sont des mentions ne s’appliquent pas à toutes les factures auto-entrepreneurs, mais qui sont obligatoires dans certains cas.

  • L’adhésion à un Centre de Gestion Agréé. Dans ce cas, l’auto entrepreneur doit indiquer : « membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté » ;
  • Si l’auto-entrepreneur est dans le domaine de la construction ou de l’artisanat, il doit souscrire à une assurance décennale et indiquer sur la facture les coordonnées de l’assureur ou le garant ainsi que la couverture géographique du contrat ou de la garantie ;
  • Si l’auto-entrepreneur est souscris à une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro), il doit mentionner les mêmes informations précédemment citées pour l’assurance décennale.

Une amende fiscale est imposée aux autos entrepreneurs qui ne respectent pas ces obligations et qui indiquent des mentions manquantes ou inexactes. 15 euros par mention manquante pour chaque facture, plafonnée au 1/4 du montant.

Quelles est la différence entre une facture auto-entrepreneur électronique et une facture auto-entrepreneur papier ?

La facture auto-entrepreneur datée en 2021 peut être créée sous forme papier ou électronique :

  • La facture papier : elle est établie à la main, elle doit inclure les mentions légales et les éléments obligatoires.
  • La facture électronique : elle est énoncée et reçue sous forme électronique (envoyée via un support numérique)

Les deux factures papier et électronique contiennent la même chose. Toutefois la facture électronique ne peut être effectuée que si votre client est d’accord. Il doit de plus formaliser cette acceptation.

Depuis le premier janvier 2021, l’auto-entrepreneur doit transmettre ses factures au format électronique s’il est prestataire du service public (État, collectivités locales, établissements publics, hôpitaux, écoles). Il doit alors se rendre sur le portail www.chorus-portail-pro.finances.gouv.fr, créer un compte et déposer la facture (la formalité est gratuite)

L’auto-entrepreneur doit conserver les factures papier physiquement 10 ans après la fin de l’opération. Si les factures papier sont numérisées et archivées, l’auto-entrepreneur doit les conserver pendant 6 ans. Cependant, les factures électroniques peuvent être conservées sous forme électronique, ou elles peuvent être imprimées et conservées sous forme papier pendant 10 ans.

Il existe différents outils de création de la facture auto-entrepreneur : le logiciel Word, un outil basique, des sites internet gratuits, des applications payantes ou gratuites, des logiciels payants ou gratuits.

Quelle est la différence entre une facture auto entrepreneur et un devis ?

Il est important de ne pas confondre une facture auto-entrepreneur et un devis. Le devis est une proposition de contrat établie par l’auto-entrepreneur et envoyée au client, qui à son tour signe ce contrat d’engagement s’il est d’accord et mentionne « Bon pour accord ». La préparation du devis est généralement gratuite. Néanmoins, si l’auto-entrepreneur décide de le facturer, il devra en informer le client.