deduction achat matériel micro entreprise

Un auto entrepreneur peut-il déduire l'achat de son matériel ?

Oui ou non?

Vous êtes auto-entrepreneur et des questions vous viennent quant à la déduction des achats matériels ? Cet article est fait pour vous.

Un auto-entrepreneur peut déduire les débours

En effet, au lieu d'intégrer les frais que les auto-entrepreneurs engagent dans leur prix de vente, ceux-ci peuvent appliquer le système des débours (article 267, II, 2° du Code général des impôts).

Les débours sont les sommes avancées par l'auto-entrepreneur, remboursées ensuite par le client. Les frais de débours correspondent alors à l'achat de marchandises dont la mise en œuvre s'accompagne d'une prestation de services. L'auto-entrepreneur n'y effectue aucune marge. Voici quelques exemples de débours :

  • Achat de marchandises dans le cadre d'une prestation de service : produits d'entretien, fournitures diverses, équipements, matériels
  • Les frais de port
  • Les frais de déplacement (hors frais de kilométrage)
  • Les achats de matières premières nécessaires à la réalisation du service demandé : bois, produits à cuisiner, etc.

L'avantage

Le gros avantage est que les débours ne sont pas à inclure dans votre chiffre d'affaires. Vous ne payez donc pas de cotisations sociales ni d'impôt sur le revenu sur vos achats. De plus, le montant des débours n’est pas plafonné. Cependant, le système des débours impose de respecter une procédure particulière.

Attention si vous utilisez Paypal et les indemnités kilométriques, car ceux-ci ne peuvent pas bénéficier du système des débours.

Règles de déduction des débours à connaître

La déduction des débours n'est évidemment possible que si certaines conditions sont respectées.

Accord écrit du client

L'auto-entrepreneur doit disposer d'un accord du client, ici sous forme écrite, appelée " mandat de débours ". Celui-ci précise en effet la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué.

Ce document est important puisqu’il est un contrat obligeant le client à rembourser à l'auto-entrepreneur des dépenses effectuées en son nom et pour son compte. C’est donc une assurance pour vous d’être remboursé de vos achats matériels.

Modèle de mandat de débours

Voici un modèle vous permettant directement de réaliser votre document en un temps record :

Le mandaté : identité, adresse et numéro de SIRET
Le mandataire : identité, adresse et numéro de SIRET
Je soussigné le mandataire, atteste que les remboursements effectués par moi, au mandaté, le sont au titre de débours en vertu d'un mandat préalable et explicite dans le cadre normal de son activité professionnelle en contrat avec moi.
J'atteste que le mandaté me rend exactement compte du montant des dépenses engagées.
Pour servir et faire valoir ce que de droit,
Fait à …..
Signature du client

Obtention d'une facture au nom du client

Vous devez impérativement demander au fournisseur ou au prestataire une facture au nom de votre client. Doivent y figurer les informations suivantes :

  • Numéro de SIRET
  • TVA intracommunautaire
  • Adresse du siège social
  • etc.

Ensuite, vous devez remettre au client une copie de cette facture afin d’être remboursé. N’égarez alors aucune facture sous peine de ne pas vous faire rembourser. De plus, si votre facture est à votre nom et non à celui de votre client, elle entrera alors dans la catégorie des frais professionnels et ne sera donc pas déductible.

Le Remboursement de la facture

Vous l’aurez compris, vous devez conserver tous les justificatifs des frais que vous avez engagés au nom de votre client : factures, tickets de caisse et autres récépissés de paiement afin de les remettre ensuite à votre client. Ce dernier doit vous rembourser à l’euro près. Il vous est impossible de réaliser une marge sur les débours.

Conservation des justificatifs

Les justificatifs sont aussi pour votre entreprise : en effet, ceux-ci doivent avoir une copies que vous conserverez pour votre comptabilité. Les originaux étant pour vos clients.

Si toutefois vous êtes contrôlés, ces documents vous seront indispensables pour appuyer votre livre des recettes, dans lequel sera mentionné le terme " débours " à côté de la somme correspondante.

Un auto-entrepreneur ne peut pas déduire la TVA

Un auto-entrepreneur qui bénéficie de la franchise en base de TVA ne peut pas déduire la TVA acquittée lors de ses achats matériels professionnels.

La franchise en base de TVA est applicable lorsque le chiffre d'affaires annuel HT de l'année précédente n'excède pas 85 800 euros pour les activités de commerce et d'hébergement ou 34 400 euros pour les prestations de service et professions libérales. Si vous vous situez en dessous de ces seuils vous pouvez alors opter pour l'assujettissement volontaire à la TVA. Vous pourrez alors déduire du montant que vous devez reverser à l’État la TVA que vous avez vous-même payée lorsque vous avez réalisé des dépenses pour les besoins de votre activité : TVA sur les achats de matières premières, sur l'électricité, sur l'achat d'un ordinateur, etc.