Comment ça marche les frais de débours pour un auto entrepreneur?
Les frais de débours pour un auto-entrepreneur sont toutes les dépenses et sommes qu’il a avancées pour le compte du client afin de réaliser des achats indispensables à sa prestation de service. Ces frais seront remboursés intégralement par le client et présentent de nombreux avantages pour toutes les parties engagées.
Quels sont les frais concernés ?
Les frais de débours pour un auto-entrepreneur peuvent notamment comporter :
- Des frais postaux
- L’achat de matériaux (tissu, peinture, pièces automobiles, etc.)
- Les frais de déplacement (hors frais kilométriques) dans le cadre d’une mission
Quelles sont les règles à respecter ?
Règle n°1 : établir un contrat écrit avec le client
Avant toute chose, l’auto-entrepreneur doit établir un contrat écrit (devis) avec le client qui stipulera sa demande d’achat et le budget alloué. Ce contrat garantit à l’auto-entrepreneur une protection en cas de contestation du client, car il oblige ce dernier à rembourser les frais engagés, mais il protège également le client en cas de dépense non autorisée effectuée par l’auto-entrepreneur.
Règle n°2 : facturer le montant exact au nom du client
Les factures doivent impérativement être établies au centime près et aux noms et adresses des clients, qu’ils soient particuliers ou organismes mandataires (ajouter le n° SIRET, statut juridique, etc. dans ce cas). Ce montant exact permet de s’assurer que l’auto-entrepreneur ne réalise pas de bénéfice non dû.
Règle n°3 : garder les justificatifs
Après chaque achat, l’auto-entrepreneur doit garder tous les justificatifs, comme les tickets de caisse ou les récépissés de paiement et les joindre à la facture finale présentée comme preuve au client. Il est également indispensable de garder les copies des justificatifs ainsi que la preuve de remboursement des frais de débours. Cela lui permettra, entre autres, de se justifier auprès de l’administration fiscale en cas de contrôle.
Quels sont les avantages des frais de débours ?
Pour l’auto-entrepreneur
Les frais de débours pour un auto-entrepreneur ne sont pas imposables en France selon l’article 267 du Code général des impôts. Ceci constitue donc une véritable aubaine pour eux, puisque ces frais seront déduits de leur Chiffre d’Affaires (CA).
De plus, ces frais non compris dans le CA permettent à l’auto-entrepreneur d’éviter de payer des cotisations sociales trop élevées et/ou de sortir du régime des micro-entreprises, car celui-ci est plafonné à un certain montant de CA.
Enfin, l’auto-entrepreneur est considéré comme un simple intermédiaire entre le client pour lequel il effectue des achats et le fournisseur. Ainsi, il ne sera pas tenu responsable d’une défaillance éventuelle du matériel.
Pour le client
Comme l’auto-entrepreneur est obligé de produire des factures d’achat pour bénéficier des frais de débours, cela permet non seulement au client de s’assurer que le prix des matériaux est honnête, mais également de bénéficier du service après-vente, car les factures sont à son nom.
