Comment établir un devis en micro entreprise ?

Vous venez d’obtenir officiellement votre statut d’auto entrepreneur et vous vous apprêtez à lancer votre nouvelle activité professionnelle ? Outre les différentes obligations d’un auto entrepreneur, il faut savoir comment le devis fonctionne. En effet, vos clients vont probablement vous demander des devis si vous proposez des prestations de services. Vous retrouverez donc dans cet article toutes les informations essentielles à connaître au sujet du devis en tant qu’auto entrepreneur ainsi que plusieurs conseils pour le faire.

Qu’est-ce qu’un devis ?

Ne pas confondre devis et facture

Avant toute chose, il est important de rappeler que le devis n’est pas identique à la facture que l’auto entrepreneur prépare à l’issue de la prestation. Il ne faut donc pas confondre les deux documents. Quand vous démarrez en tant qu’auto entrepreneur et que votre activité professionnelle consiste à réaliser des prestations de services, plusieurs clients vont vous demander d’établir un devis avant la prestation.

Un devis est un document qui permet de confirmer officiellement l’engagement des deux parties. Cet engagement correspond au tarif de la prestation, mais pas que. Il sert aussi à préciser le type de la prestation que le client va recevoir.

De manière générale, les clients ont recours à un devis afin de comparer les prix d’une prestation similaire entre plusieurs auto entrepreneurs. Ils ne signent donc pas toujours le devis immédiatement, mais après une période de réflexion plus ou moins longue.

Devez-vous facturer vos devis en tant qu’auto entrepreneur ?

Vous avez peut-être déjà eu affaire à plusieurs auto entrepreneurs. Si cela est le cas, vous savez probablement que certains professionnels font facturer leur devis tandis que d’autres non. En effet, la réalisation d’un devis consomme du temps et les auto entrepreneurs ne peuvent pas toujours se permettre de le faire gratuitement. Cela peut aussi entraîner des frais de déplacement. Quoi qu’il en soit, les auto entrepreneurs ont le choix de facturer leur devis s’ils le souhaitent.

La majorité des auto entrepreneurs font les devis gratuitement, mais il est tout à fait possible de facturer les vôtres si vous estimez que cela est nécessaire. De plus, facturer un devis permet de confirmer le sérieux des clients et d’éviter un nombre trop important de curieux.

Est-il obligatoire de faire un devis en tant qu’auto entrepreneur ?

Contrairement à ce que certains pourraient penser, un auto entrepreneur n’est généralement pas dans l’obligation d’établir un devis alors que la facture est toujours obligatoire. Néanmoins, certaines conditions bien spécifiques rendent le devis obligatoire.

D’une part, l’auto entrepreneur est obligé de faire un devis si un client lui demande. Selon l’article R111-.3 du Code de la consommation : « Tout professionnel prestataire de services communique au consommateur qui en fait la demande les informations complémentaires suivantes lorsque le prix n’est pas déterminé au préalable par le prestataire pour un type de service donné, le prix du service ou, lorsqu’un prix exact ne peut pas être indiqué, la méthode de calcul permettant au destinataire de vérifier ce dernier, ou un devis suffisamment détaillé ».

D’autre part, il faut savoir que certaines activités professionnelles sont dans l’obligation d’établir un devis pour chaque prestation. Les domaines d’activité en question sont les suivants :

• Les services à la personne si le tarif est supérieur à 100 euros ;
• La location de voitures ;
• L’aide à la personne en cas de perte d’autonomie si le montant de la prestation est supérieur à 500 euros, si le produit est réalisé sur mesure ou si le coût de la location est plus élevé que la somme prise en charge par l’Assurance Maladie ;
• Le dépannage d’entretien et de réparation, y compris le dépannage d’urgence ;
• Le déménagement ;
• Les prestations funéraires.

Enfin, vous avez l’obligation de faire un devis en tant qu’auto entrepreneur pour toutes les prestations dont la somme estimée est supérieure à 1 500 euros. D’ailleurs, n’oubliez pas que si votre auto entreprise est spécialisée dans le domaine des services à la personne, vous pouvez profiter d’avantages fiscaux et sociaux au même titre que vos clients.

Néanmoins, ces avantages ne sont pas automatiquement attribués. Vous devez au préalable vous déclarer auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi, plus couramment connue sont son acronyme Direccte. Vous obtenez ensuite un agrément et le numéro de cet agrément doit apparaître dans le devis pour profiter des avantages fiscaux et sociaux.

Comment faire un devis en tant qu’auto entrepreneur ?

Bien qu’un devis soit totalement différent d’une facture, vous pouvez vous servir du modèle de vos factures pour faire vos devis. En effet, les informations à ajouter dans le devis sont similaires à celles d’une facture. D’ailleurs, il est important de préciser que la facture transmise après la prestation doit contenir le numéro du devis qui a été signé par les deux parties avant cette prestation.

Quelles informations doivent figurer dans un devis ?

Quelle que soit la nature de votre prestation en tant qu’auto entrepreneur, le devis doit obligatoirement avoir les informations suivantes :

• La date d’émission du devis ;
• Le numéro du devis ;
• Le terme « Devis » ou « Proposition de prix » sur le document ;
• Votre numéro SIREN
• Votre nom et vos coordonnées ;
• Le numéro de Répertoire des Métiers ou le numéro de Registre du Commerce et des Sociétés en fonction de ce qui est applicable à votre situation ;
• Le nom du client ;
• L’adresse du client si ce dernier accepte qu’elle apparaisse dans le devis ;
• Le lieu exact de la prestation de service ;
• Le prix hors taxes que le client devra payer après la prestation et le versement d’acomptes si cela est applicable ;
• Le coût de la main d’œuvre ;
• Les détails de la prestation à effectuer avec la quantité et le prix unitaire des produits si cela est applicable ;
• Les frais de déplacement si cela est applicable ;
• La date de début et de fin de la prestation ;
• La durée de validité du devis et du tarif qui y est indiqué ;
• Le prix du devis ou la mention « Devis gratuit » s’il n’est pas facturé ;
• Les conditions de paiement, d’exécution et de livraison de la prestation ;
• Les clauses en rapport aux réclamations éventuelles ;
• Les modalités du service après-vente s’il y en a un ;
• La phrase « Bon pour accord. Devis reçu avant l’exécution de la prestation/des travaux, lu et accepté » écrite, datée et signée par le client ;
• La phrase « Lu et accepté » écrite, datée et signée par vous-même.

Quel outil pour faire un devis facilement ?

Vous pouvez créer votre devis vous-même ou vous pouvez vous servir d’un outil automatique pour faire un devis complet et détaillé en seulement quelques clics. L’un des outils les plus populaires est le logiciel de la plateforme Pole Auto Entrepreneur qui propose un système de devis en plus de celui de la facturation. Pour y accéder, vous devez vous connecter à votre compte Pole Auto Entrepreneur et vous rendre dans la rubrique « Mes Devis » accessible depuis la page d’accueil sur le menu situé à gauche.

L’outil de devis se présente sous la forme d’un tableau qui répertorie tous les différents devis que vous avez préparés jusqu’à présent. Le tableau contient le numéro de chaque devis, leur nom, le montant estimé, la date à laquelle le devis a été émis et le statut actuel du devis.

Cet outil de Pole Auto Entrepreneur vous permet de créer facilement de nouveaux devis. Vous devez cliquer sur le bouton « Nouveau devis ». Ensuite, il vous suffit de rentrer les informations suivantes afin que le logiciel prépare automatiquement un modèle personnalisé :

• Le nom du devis ;
• Le logo de l’auto entreprise (si applicable) ;
• Votre nom, numéro de SIRET, adresse, email et numéro de téléphone ;
• Le nom du client, son numéro de SIRET, son adresse, son email et son numéro de téléphone ;
• Le nom de la prestation ;
• La description de la prestation ;
• Le montant de la prestation ;
• La quantité (si applicable) ;
• Le pourcentage de réduction (si applicable) ;
• Le total de la prestation.

Ensuite, la plateforme Pole Auto Entrepreneur vous permet d’enregistrer le nouveau devis et de l’imprimer si vous avez besoin de l’envoyer au client sous forme papier.

À quoi sert un devis signé ?

Pour un auto entrepreneur, un devis signé est un document très important. En effet, la signature fait du devis un contrat entre les deux parties, soit entre l’auto entrepreneur et le client. Cela signifie notamment que le client ne peut plus discuter sur le tarif après avoir signé le devis. De plus, le devis signé constitue une preuve en cas de litige si le client ne paie pas la facture après la prestation pour une quelconque raison.

Un devis peut-il être modifié ?

Vous vous êtes trompé dans le devis ou vous avez oublié d’ajouter un détail important en ce qui concerne votre prestation ? Des imprévus empêchent la réalisation de la prestation dans le délai indiqué sur le devis et dans les coûts estimés ? Quelle que soit votre situation, vous ne pouvez pas modifier un devis qui a déjà été signé par le client.

En effet, il n’est jamais possible de modifier un contrat. Ainsi, la seule manière de le modifier pour corriger une erreur ou ajouter une clause oubliée est de préparer ce qui est appelé un avenant au devis. Il s’agit d’une convention écrite qui est utilisée pour modifier un contrat déjà signé entre les deux parties, mais qui est toujours en vigueur.

Un devis peut-il être annulé ?

Vous avez fait signer le devis à votre client, mais ce dernier vous demande soudainement de l’annuler pour n’importe quelle raison ? Pouvez-vous annuler le devis ? Bien que cela représente une perte de temps et de revenus pour l’auto entrepreneur, il faut savoir que le client peut se rétracter dans trois situations bien spécifiques.

Le client peut annuler le devis déjà signé en cas de :

• Retard de livraison ou d’exécution de plus d’une semaine à partir de la date d’échéance précisée dans le devis ;
• Démarchage à domicile ;
• D’évènement organisé par l’auto entrepreneur.

L’engagement de l’auto entrepreneur vis-à-vis du devis

Le devis protège l’auto entrepreneur des clients qui ne paient pas leur facture en temps et en heure, mais il fait aussi office de protection pour les clients. En tant qu’auto entrepreneur, le devis vous engage à réaliser la prestation indiquée dans le document. En effet, le contrat marche dans les deux sens. En plus d’effectuer la prestation, vous vous engagez à la faire dans le délai déterminé et dans les coûts qui ont été estimés et approuvés par le client.

Que se passe-t-il si un auto entrepreneur refuse d’honorer un devis qu’il a préparé ? Il risque d’être sanctionné puisqu’il ne respecte pas le contrat. D’ailleurs, il est important de préciser que l’auto entrepreneur est engagé à partir du moment où il prépare et transmet le devis au client. Au contraire, ce dernier est seulement engagé quand il signe le devis.

Que faire du devis après la prestation et la facture ?

Vous avez réalisé la prestation auprès du client et vous avez préparé la facture qu’il a payée ? Dans ce cas, certains pourraient penser que le devis est totalement inutile et qu’il n’a plus de valeur. Cependant, il ne faut surtout pas jeter le devis après la prestation et la facture. En effet, le devis est juridiquement considéré comme un véritable contrat.

Non seulement vous devez préparer deux exemplaires du devis (un pour l’auto entrepreneur et un pour le client), mais vous avez également l’obligation de conserver chaque devis signé pendant une période minimum de 5 ans. Vous avez d’ailleurs le choix entre les conserver sous forme papier ou électronique. Les devis peuvent ensuite être détruits au-delà de ces 5 ans.