Comment gérer les factures impayées de son auto entreprise?

La création d'une entreprise amène toujours son lot de désagréments et les factures impayées en font partie. Au cours de votre activité, certains clients retarderont leurs paiements, ou même disparaîtront totalement. Alors, comment agir dans ce cas précis ? Et quels sont vos droits ? On vous dit tout dans cet article.

Comment éviter les factures impayées ?

S'informer sur le client

Avant de débuter votre travail suite à la commande d'un client, renseignez-vous sur les processus internes relatifs aux paiements. En effet, dans les grandes entreprises surtout, plusieurs acteurs sont impliqués. De même, certaines structures possèdent des conditions spécifiques quant au règlement. En vous informant sur ces modalités, vous évitez de mauvaises surprises au moment du paiement.

Ainsi, renseignez-vous bien sur l’acteur chargé d’effectuer le règlement. Mais aussi l’adresse précise d’envoi de la facture et les documents que vous devez fournir pour valider le paiement. Vous pouvez également demander les délais moyens de votre client pour fermer le contrat. Enfin, lors de toutes ces démarches, assurez-vous de savoir exactement et très précisément les informations et de quels documents s’agit-il. Mieux vaut être sûr à 100 %. Tout ceci vous évitera de plus une perte de temps en cas de problème. Vous serez au fait du fonctionnement de l’entreprise et vous saurez donc qui contacter.

De la constance

Comme dans toutes entreprises, une constance dans sa gestion est indispensable. Tout d’abord pour l’image que vous donnez, mais aussi pour vous-même. En effet, de par cette qualité, l’organisation de votre micro-entreprise n’en sera que meilleure, un plus indispensable en cas de factures impayées. Ainsi, prenez soin de tenir à jour votre comptabilité pour ainsi vous rendre compte des retards à temps. Classez vos documents administratifs par client, par exemple. Enfin, il est très important de garder une copie de tout échange avec vos clients : copier les mails, archiver les courriers, demander un accusé de réception, etc. Vous vous assurez ainsi des preuves en cas de problèmes.

Protégez-vous par des documents signés

Assurez-vous d’encadrer chaque nouveau service par des documents spécifiques légaux, pour vous protéger en cas de problème :

• Conditions Générales de Vente : ce document décrit les modalités du paiement entre autres, mais également les devoirs du client et du vendeur.
• Contrat, devis ou bon de commande : un des trois pour confirmer légalement l’accord du client.
• Facture : document indispensable pour percevoir vos paiements.

Demander des avances

Une autre manière de vous protéger est de demander le versement d’un acompte avant le début du travail. Celui-ci varie selon les domaines d’activité et la demande du client, mais en général, comptez entre 15 % et 40 % du montant total. C’est d’ailleurs l’option privilégiée en cas de commande importante. Vous vous assurez ainsi un paiement en cas de problème, l’acompte n’étant pas restituable au client.

Règlement immédiat

Dernier recours, procédez au paiement sur place, directement après avoir terminé la commande du client. Vous pouvez, par exemple, demander à celui-ci de régler en chèque, en espèce ou par carte bleue. Des terminaux de paiement électronique mobile sont aujourd’hui disponibles et peuvent s’utiliser en dehors de votre local.

Les recours des factures impayées

Les relances

C’est la première mesure à mettre en place en cas de non-paiement. Contactez alors votre client pour savoir ce qu’il se passe et communiquez-lui une nouvelle échéance de paiement. Si, après cela, la situation n’est toujours pas réglée, faites-lui parvenir une lettre recommandée avec un ultimatum. Ajoutez à votre courrier tous les documents appuyant votre demande (contrat, devis, facture, etc.). Enfin, pensez à ce point-ci à arrêter toutes prestations et de le commenter dans votre courrier.

Recours judiciaires

Si, malgré tout, le client ne règle pas ses factures, vous êtes alors en droit de lui communiquer par courrier recommandé (avec accusé de réception) votre initiative de mise en demeure. Dans le courrier, expliquez-lui votre intention de débuter une action en justice en plus de joindre une facture informant des pénalités de retard. Vous avez alors plusieurs possibilités en fonction de votre situation :

• Société de recouvrement ou organisations en ligne : celle-ci se charge de toutes les étapes jusqu’au paiement du client.
• Recouvrement simplifié : cette procédure se réalise par l’intermédiaire d’un huissier de justice, pour des factures impayées inférieures à 4000 euros.
• Recouvrement judiciaire : pour des factures supérieures à 4000 euros.
• Ordonnance d’injonction à payer : plus simple et plus rapide, cette procédure s’utilise surtout pour des petits montants et évite d’aller jusqu’au tribunal.
• Référé-provision : pour citer votre client mauvais payeur au tribunal.
• Assignation au paiement : plus longue et plus coûteuse. C’est le dernier recours si les précédentes procédures n’ont pu être mises en place.