Comment faire sa comptabilité auto entrepreneur grâce à Excel ?

Afin de débuter votre activité indépendante, vous avez décidé d’opter pour le statut d’auto-entrepreneur. Bien qu’allégé, ce statut comprend des obligations administratives à respecter, notamment en ce qui concerne la comptabilité. Vous pouvez, pour ce faire, solliciter l’assistance d’un cabinet d’expertise comptable, mais peut-être n’êtes-vous pas prêt à engager une telle dépense.

Rassurez-vous, cela n’est absolument pas nécessaire et tant la loi que le bon sens, surtout en début d’activité, vous autorisent à tenir vous-même votre comptabilité. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un des nombreux logiciels de comptabilité en ligne, dont certains ont été créés spécifiquement pour les auto-entrepreneurs. Mais une solution encore plus simple et économique est d’utiliser le logiciel tableur Excel, qui fait partie de la suite bureautique Microsoft Office, que vous possédez déjà certainement.

Toutefois, si vous n’avez jamais été familiarisé avec le domaine comptable, vous pouvez vous sentir démuni face à cette tâche et ne pas savoir comment utiliser Excel à des fins comptables. C’est pourquoi nous vous fournissons ce guide qui se veut pratique et fonctionnel. Nous l’accompagnons d’un outil simple qui va vous permettre d’être indépendant pour remplir vos obligations comptables en tant qu’auto-entrepreneur.

Les éléments à intégrer à votre comptabilité

La comptabilité allégée de l’auto-entreprise vous impose de fournir à l’administration un enregistrement chronologique des recettes, dans un format non modifiable. Afin de pouvoir prouver que vous n’avez pas effectué de modifications sur vos déclarations précédentes, nous vous conseillons d’archiver une copie de chaque comptabilité mensuelle. La date de la copie sera une preuve en cas de contrôle.

Pour chaque transaction encaissée, vous devez indiquer la date, le nom du client, la référence de l’article (référence de facture, devis ou ticket de caisse), la description de l’article (par exemple un « sac en cuir » ou une « prestation graphique - logo ») le mode d’encaissement (carte bancaire, chèque ou espèces) et le montant de la transaction. Nous insistons ici sur le fait que la date à mentionner est bien celle de l’encaissement. Par exemple, vous avez envoyé une facture le 12 janvier à votre client. Il vous a remis un chèque le 20 janvier, que vous avez déposé à la banque le 25 janvier. La somme a été créditée sur votre compte le 28 janvier. C’est bien cette dernière date qui doit apparaître dans votre tableau.

Vous devez également remplir les éléments correspondant aux dépenses, sur le même modèle que celui des encaissements. Vous devez mentionner toutes les dépenses liées à votre activité, que ce soient des matières premières, l’usage de services ou encore les assurances et frais de transport pour rencontrer un client. Sont également concernés les cotisations sociales et les impôts, si vous en êtes redevables. Il ne s’agit d’une obligation légale que dans certains cas (vente de biens matériels, de denrées alimentaires et de prestations hôtelières), mais nous vous conseillons de tenir ce registre des achats quelle que soit votre activité afin que vous ayez une vision globale claire et précise de vos revenus.

Nous vous conseillons, surtout en début d’activité, de vous astreindre à cet exercice régulièrement, chaque fin de semaine, par exemple, afin de ne pas être submergé avant la date de l’échéance de votre déclaration à l’Urssaf.

N’oubliez pas que tous vos justificatifs doivent être conservés pour une période de dix ans. Ainsi, vous pouvez envisager de dédier un cloud à vos documents comptables. Plus vous serez rigoureux dès le début de votre activité, plus votre organisation deviendra une formalité routinière.

Les cas particuliers

La vente au détail

Si, par exemple, votre activité est de la vente au détail de bracelets personnalisés, vous pouvez regrouper toutes les ventes d’une journée sur une seule et même ligne comptable, si le montant unitaire de chaque produit est inférieur à 76 euros. Cela ne vous dispense pas de conserver le justificatif de chaque transaction, mais cela simplifie la retranscription dans votre tableau.

La pluralité d’activités

Si vous exercez plusieurs activités qui n’ont pas de lien entre elles, vous devez tenir une comptabilité pour chaque activité, mais ne devez remplir qu’une seule et unique déclaration de chiffre d’affaires. Cela s’explique par le fait que vous pouvez, certes, exercer autant d’activités qu’il vous plait sous votre statut d’auto-entrepreneur, mais cela dans la limite du seuil de chiffre d’affaires à respecter pour bénéficier de ce statut.

Les paiements PayPal

Si vous proposez à vos clients de vous régler par PayPal, vous ne devez pas mentionner dans votre tableau chaque transaction, mais chaque versement de votre compte PayPal à votre compte bancaire. Afin de simplifier la retranscription de vos revenus, nous vous conseillons d’effectuer un virement mensuel.

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes affranchi de la TVA et n’avez donc à en faire aucune mention dans vos documents comptables. Toutefois, si vous dépassez les seuils d’affranchissement, vous devrez collecter la TVA et aurez alors l’obligation d’enregistrer votre comptabilité sur un logiciel ad hoc sécurisé.

Notre tableau à télécharger

Si vous souhaitez vous lancer et effectuer votre comptabilité vous-même avec Excel, voici un tableau réalisé pour vous, que vous êtes libre d’utiliser : ici.

Le total mensuel et annuel se fait automatiquement, vous n’avez qu’à saisir vos données.