Comptabilité auto entrepreneur

Auto entrepreneurs ! Découvrez vos obligations comptables et les outils pour gérer facilement la comptabilité de votre auto entreprise.

Comptabilité auto-entrepreneur : quelles sont vos obligations ?

Le statut d’auto-entrepreneur est reconnu pour être accessible à tous, notamment grâce à sa simplicité de gestion. Cependant, en auto-entreprise comme pour toute société, il est important de répondre à certaines obligations en matière de comptabilité. Voici toutes les infos pour savoir comment gérer sa comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur.

Une comptabilité allégée : le livre de recettes et le registre des achats

Le statut d’auto-entrepreneur se voulant facile à gérer, la comptabilité d’une telle société est très simple. En effet, il suffit de tenir un livre des recettes encaissées. Ce registre n’est pas soumis à un formalisme spécifique : il peut être informatisé (logiciel comptable ou modèle disponible en téléchargement en ligne) ou tenu à la main dans un livre-comptable papier acheté dans le commerce. Cependant, il doit obligatoirement présenter les informations suivantes :

• le nom du client
• la nature de la prestation
• Le montant, l’origine et la date d’encaissement des recettes.
• Mode de règlement (chèque, espèces ou autres).
• Références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes).

Les recettes encaissées doivent être présentées dans l’ordre chronologique, et sans ratures. Le livre des recettes encaissées doit ainsi prendre la forme d’un tableau à 6 colonnes :

Outre ce registre, il est également important de garder et de classer les factures d’achat et de vente pour pouvoir justifier les chiffres en cas de contrôle.

Notez que dans le cas où votre activité consisterait principalement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à proposer des prestations d’hébergement, tenir un registre des achats à part serait obligatoire. Celui-ci doit récapituler chaque année :

• Le détail des achats engagés pour l’activité de micro-entrepreneur : nature de l’achat et montant, date et référence de l’achat, nom du fournisseur
• Le mode de règlement et les références des pièces justificatives (factures, notes).

Comme le livre de recettes encaissées, le registre des achats doit être tenu sans ratures (il ne pourra être modifié) et dans l’ordre chronologique. Il se présentera également sous la forme d’un tableau à 6 colonnes :

Les obligations comptables de l’auto entrepreneur

Bien qu’il dispose d’une comptabilité allégée, l’auto entrepreneur est tout de même soumis à certaines obligations comptables. En plus de devoir tenir un livre des recettes encaissées, et, pour certaines activités d’auto entreprise, un registre des achats, l’auto entrepreneur devra :

• Facturer ses clients
• Ouvrir un compte bancaire dédié à son activité
• Faire sa déclaration de chiffre d’affaires
• Faire sa déclaration de TVA s’il collecte la TVA

Faire sa déclaration de chiffre d’affaires

Comme la comptabilité, les déclarations de chiffre d’affaires en auto-entreprise sont particulièrement simples. Dépendamment de votre choix de départ, vous devrez y procéder tous les mois ou tous les trimestres.

Pour cela, vous devrez créer dès réception de votre attestation d’affiliation à la Sécurité sociale des Indépendants votre espace personnel sur le site https://www.autoentrepreneur.urssaf.fr. La première déclaration de chiffre d’affaires devra être réalisée dans un délai de 3 mois maximum après le début de votre activité d’auto entrepreneur. Pour créer votre espace personnel, vous devrez renseigner votre numéro de SIRET ou votre numéro de Sécurité Sociale.

Pour réaliser votre déclaration de chiffre d’affaires, il vous suffit ensuite de vous rendre sur votre espace personnel et de compléter le formulaire n° 2042. Le chiffre d’affaires mensuel ou trimestriel (selon la périodicité choisie) correspond au total des sommes encaissées HT sur la période. Il devra être renseigné sans les virgules.

Vous obtiendrez ainsi immédiatement le montant des cotisations à payer.

Au moment d’inscrire son auto-entreprise, l’auto entrepreneur pourra choisir la périodicité de sa déclaration de chiffre d’affaires. Il aura le choix entre une déclaration mensuelle ou trimestrielle :

• Si vous choisissez la déclaration du chiffre d’affaires mensuelle, vous devrez effectuer votre déclaration de chiffre d’affaires avant le dernier jour du mois suivant (par exemple, avant le 31 janvier pour déclarer le chiffre d’affaires de décembre).
• Si vous choisissez une déclaration trimestrielle, celle-ci devra être effectuée avant le dernier jour du mois suivant le trimestre sur lequel vous avez réalisé le chiffre d’affaires déclaré (soit le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre et le 31 janvier).

Comptabilité auto-entrepreneur, avec ou sans TVA ?

Le principe de base pour l’auto-entreprise est celui de la franchise en base de TVA. Cela signifie qu’a priori vous ne facturez pas la TVA et ne la récupérez pas. Vous n’avez donc pas besoin de faire de déclaration de TVA.

Cependant, ce principe ne fonctionne que jusqu’à un certain seuil de chiffre d’affaires. En effet, à partir du moment où vous dépassez ces plafonds, vous devenez soumis au régime réel, ce qui signifie que vous devez facturer et récupérer la TVA, ce qui implique de réaliser des déclarations.

Si vous franchissez le seuil, vous devez alors facturer avec la TVA à partir du 1^er jour du mois de dépassement. Au 1^er janvier de l’année suivante, si vous n’avez pas dépassé le seuil de tolérance, vous revenez à la franchise de TVA.

Si vous dépassez le seuil de tolérance, ou que vous vous situez entre celui-ci et le plafond durant 2 années consécutives, vous êtes définitivement exclu de la franchise en base de TVA. Vous pouvez néanmoins rester auto-entrepreneur tant que vous n’en dépassez pas les plafonds.

Il est possible de choisir d’être redevable de la TVA, même si l’on n’a pas atteint les seuils de franchise TVA. En effet, ne pas collecter la TVA implique de ne pas non plus la récupérer sur ses achats, ce qui peut pénaliser l’auto entrepreneur en fonction de son activité. Il sera ainsi plus intéressant de payer la TVA si vous êtes dans l’un des cas suivants :

• Vous avez beaucoup de matériel à acheter pour lancer votre activité (par exemple, du matériel informatique ou technique, des logiciels en bureautique…)
• Vos clients sont principalement des entreprises.

Si vous souhaitez être redevable de la TVA et passer au régime réel d’imposition, alors il faudra en faire la demande par courrier auprès du Service des Impôts des Entreprises (SIE).

Gestion de la facturation en auto-entreprise

L’auto entrepreneur est dans l’obligation d’établir une facture pour toutes les ventes si le client est un professionnel, et pour toutes les ventes d’un montant de plus de 25 € si le client est un particulier. Il se peut également que l’auto entrepreneur doit établir une facture à un particulier pour une vente de moins de 25 € si celui-ci en fait la demande.

En tant que professionnel, vous devez pouvoir fournir des factures à vos clients et cela nécessite de respecter certaines règles :

• Une facture doit être remise au client au plus tard le jour de la livraison ou de l’exécution de la prestation. Pour des raisons de nécessité de gestion administrative des entreprises, par exemple pour regrouper des prestations sur une même facture, il est possible de n’en faire qu’une seule à la fin du mois.
• Il est impossible de modifier la facture après son émission. Cela nécessite d’éditer des factures d’avoir. En revanche, si le client la modifie après son émission et que l’auto-entrepreneur accepte les corrections, le document reste valable.
• Chaque facture doit être éditée en deux exemplaires : un pour le client et un pour vous, à conserver au moins 10 ans.
• Les factures doivent être numérotées, présenter un numéro unique et se suivre sans interruption.

Outre ces obligations, il est également indispensable de faire apparaître toutes les mentions obligatoires, à savoir :

• L’identification du client : identité et adresse ;
• Votre identification et celle de votre entreprise : nom, adresse du siège social, numéro SIRET et code APE ;
• Le numéro de facture ;
• La dénomination précise des produits ou services vendus ;
• La quantité de chaque produit ou service vendu ;
• Les prix unitaires des produits ou services vendus ;
• La mention : « Dispensé d’immatriculation en application de l’article L123-1-1 du Code de Commerce ».

Votre facture devra également faire apparaitre les modalités en cas de retard de paiement sont aussi incontournables, ainsi que la mention « TVA non applicable, article 293B du CGI » (tant que vous bénéficiez de la franchise de TVA).

La gestion de la facturation en cas d’assujettissement à la TVA

Si l’auto entrepreneur a dépassé le seuil de franchise TVA et qu’il est redevable de la taxe sur la valeur ajoutée, il devra facturer différemment. Il devra retirer la mention « TVA non applicable, article 293B du CGI », et ajouter les informations suivantes sur la facture :

• Son numéro de TVA intracommunautaire
• Le détail pour chaque transaction du montant HT, du taux de TVA applicable et du montant de la TVA, et enfin du montant TTC.

Pour rappel, le taux de TVA dépend du produit ou service facturée par l’auto entrepreneur :

• Elle est de 20 % pour la plupart des ventes de biens et de services : il s’agit du taux de TVA normal ;
• Elle est de 10 % pour les services de restauration, transport de voyageurs, prestations de logement, etc. ;
• Elle est de 5,5 % pour la vente de produits spécifiques, comme les produits alimentaires, les protections hygiéniques féminines, les livres, ou encore les billets de spectacles ; ainsi que certains services, comme les services aux handicapés ou l’abonnement au gaz ou à l’électricité ;
• Elle est de 2,1 % pour les médicaments remboursables par la Sécurité sociale ou encore pour la vente d’animaux vivants de boucherie.

Les sanctions en cas de mentions obligatoires manquantes

Quel que soit votre cas de figure, que vous facturiez ou non la TVA à vos clients, ne pas faire figurer les mentions obligatoires sur les factures de votre auto-entreprise vous expose à des sanctions.

Si certaines informations obligatoires sont manquantes, l’auto entrepreneur s’expose en effet à une amende fiscale de 15 € par mention manquante (ou inexacte) et par facture. Toutefois, l’amende est plafonnée à un montant de 25 % du montant total de la facture. L’auto entrepreneur pourra être également sanctionné par une amende de 75 000 €, qui pourra être doublée en cas de défaut de facturation.

Est-il obligatoire d’ouvrir un compte pro en auto-entrepreneur ?

Depuis janvier 2015 et la loi du 22 décembre 2014 (Loi n°2014-1554) sur le financement de la sécurité, il est obligatoire d’ouvrir un compte en banque dédié à votre activité en auto-entreprise. En revanche, il n’est pas nécessaire d’ouvrir un compte professionnel, un compte particulier est suffisant pour piloter sa micro-entreprise.

Ouvrir un compte bancaire dédié à son activité va simplifier la gestion de ses dépenses et achats pour l’auto entrepreneur. En effet, il pourra ainsi mieux différencier ses transactions professionnelles de ses transactions personnelles, ce qui facilitera la gestion de son budget d’auto entrepreneur.

Ce compte bancaire lui servira ainsi à encaisser ses recettes, mais aussi payer tous les achats et assurer toutes les dépenses liées à son auto-entreprise. Pour ce faire, il pourra obtenir un chéquier ou une carte bancaire, mais aussi un terminal de paiement. C’est aussi dans ce compte bancaire qu’il pourra prélever sa rémunération pour la reverser ensuite sur son compte personnel. Enfin, s’il souhaite obtenir un prêt ou un crédit, l’auto entrepreneur pourra utiliser ce compte bancaire.

L’auto entrepreneur est tenu d’ouvrir son compte bancaire dans un délai de 12 mois suivant la création de sa micro-entreprise.

Depuis l’entrée en vigueur de la loi PACTE, cette obligation s’est encore assouplie. Désormais, elle ne concerne plus les auto-entrepreneurs dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 5 000 €, qui peuvent gérer leur auto-entreprise à l’aide de leur compte personnel.

Est-il obligatoire d’avoir un logiciel comptable en auto-entreprise ?

Dans le cas de vente au détail, notamment sur les marchés, il est indispensable de se doter d’un système de caisse répondant aux critères de la loi des finances 2016. Il faut donc un logiciel antifraude, et cela même si vous n’êtes pas assujetti à la TVA.

Pourquoi bien tenir sa comptabilité en auto-entreprise ?

L’auto entrepreneur bénéficie d’obligations comptables allégées par rapport aux autres statuts d’entreprise. C’est un avantage qui peut vite se retourner en inconvénient si l’auto entrepreneur est mal organisé : le revers de la médaille, c’est de ne pas savoir gérer son budget correctement. De nombreux auto-entrepreneurs font faillite dans les premiers mois de leur activité car ils ne savent pas comment bien gérer leur budget.

C’est pour cette raison qu’il est conseillé aux auto-entrepreneurs de s’organiser dans la tenue de leur comptabilité au quotidien, qu’ils fassent ou non appel à un expert-comptable pour cette tâche. S’organiser, c’est avant tout tenir à jour ses documents comptables (livre de recettes encaissées et registre d’achats), et garder quelque part, rassemblées au même endroit et classées, ses factures de vente et d’achats.

Tenir à jour sa comptabilité a plusieurs avantages : pour commencer, en cas de contrôle fiscal, l’auto entrepreneur sera en mesure de fournir des documents clairs sans perdre de temps. D’autant plus qu’un tel contrôle exige de présenter ses justificatifs de dépenses et factures sur les 10 dernières années !

De plus, tenir à jour sa comptabilité et en assurer le suivi régulier permet de vérifier la rentabilité de son auto-entreprise au fur et à mesure de son développement ; et de faciliter les autres démarches administratives, comme la déclaration de chiffre d’affaires ou, si vous en êtes redevable, la déclaration de TVA.

Tenir à jour sa comptabilité permet aussi de se protéger en cas de litige avec un fournisseur et un client ; les documents comptables constituant une preuve juridique recevable.

Enfin, si l’auto entrepreneur est redevable de la TVA, il devra de toute façon conserver ses factures ou preuves d’achats professionnels afin de pouvoir, en fin de mois, récupérer la TVA sur ces achats. Sans ces preuves d’achat, il ne pourra pas récupérer la TVA.

Pour bien tenir votre comptabilité en auto-entreprise, si vous ne bénéficiez pas de l’aide d’un expert-comptable, il est conseillé de se dégager du temps, idéalement un peu de temps chaque jour ou chaque semaine, pour tenir à jour ses registres et classer ses factures. Ainsi, vous n’aurez pas à y consacrer une journée entière en fin de mois ou en fin de trimestre, lorsque vous déclarerez votre chiffre d’affaires. Il est en outre plus facile de tenir sa comptabilité au fur et à mesure que de le faire une fois que tous les papiers se sont entassés !

Comment sécuriser sa comptabilité en auto entreprise

Quel que soit le statut de votre entreprise, vous devez toujours sécuriser vos documents comptables. Par sécuriser, on entend :

• Faire des copies ou duplicatas
• Numériser ses documents écrits
• Stocker les documents comptables numériques et numérisés dans un espace dédié,
• dématérialisé et sécurisé : ainsi, un logiciel comptable ou le Cloud seront préférables à un disque dur ou autre dispositif de stockage physique.

Sécuriser sa comptabilité permettra de ne pas perdre ses documents en cas de déménagement, panne informatique, perte de matériel, ou même incendie de son local professionnel.

En auto-entreprise, il n’y a que très peu de documents comptables obligatoires. Les formalités comptables sont extrêmement simplifiées pour être réalisables par tout le monde. Vous avez un doute sur la conduite à tenir pour votre comptabilité auto-entrepreneur ? N’hésitez pas à demander à un conseiller !