Facture auto entrepreneur

Une facture est un document juridique, commercial, comptable et fiscal. Il s’agit d’un justificatif obligatoire, qui sert à prouver l’opération d’achat, de vente et de prestation de service entre l’entrepreneur et le client. Comme tout entrepreneur, le chef d’une micro entreprise s’occupe donc de facturer ses clients, en vue d’encadrer légalement les prestations accomplies et vendues. Vous vous demandez que mettre sur une facture en tant qu'auto-entrepreneur en 2021 ? Voici les informations essentielles à indiquer sur vos factures.

Pourquoi la facture auto-entrepreneur est indispensable pour un micro-entrepreneur ?

La facture d’auto-entrepreneur joue un rôle très important, car elle est :

• Une preuve de la prestation ou de l’opération de vente ;
• Un document pour détailler l’opération de vente ou la prestation entre l’auto-entrepreneur et le client ;
• Une pièce comptable et un élément majeur de la gestion de la micro entreprise ;
• Un instrument fiscal pour le paiement de taxes et d’impôts.

Quelles sont les règles d’une facture auto-entrepreneur conforme en 2021?

En vue d’établir une facture d’auto-entrepreneur conforme et adéquate, ce dernier est amené à respecter certaines règles de bases :

• L’élaboration de la facture auto-entrepreneur est obligatoire si le client est un professionnel ou un particulier, sauf si le coût de la prestation est inférieur à 25 euros HT pour un particulier. Dans ce cas, alors, il faudra établir une note ;
• Le montant à payer doit figurer en chiffres et en lettres ;
• L’apparition de la mention facture est requise dans le document ;
• La facture est tenue d’être établie en deux exemplaires et écrite en français ;
• Le numéro de la facture émise se doit d’être unique et incrémental basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture et figuré sur toutes les pages. Pour le classement et l’archivage des factures, il est important de garder toujours le même format de numérotation ;
• Dans la numérotation, le micro entrepreneur peut ajouter un préfixe par année ou par année et par mois, il n’est pas nécessaire qu’elle reparte à zéro en début de chaque année ;
• Un auto entrepreneur est tenu d’effectuer et de délivrer la facture aussitôt que la prestation est terminée, ou au plus tard à la livraison ;
• Depuis le 1er janvier 2021, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la facturation devient obligatoire si vous êtes fournisseurs du service public. Ce logiciel permet de mieux gérer les opérations avec les clients, de créer les documents nécessaires pour le micro entrepreneur et d’assurer une numérotation automatique.

Que faire en cas d’erreur dans une facture auto-entrepreneur ?

Un auto entrepreneur ne peut pas supprimer ou modifier une facture émise. Par ailleurs, il existe un instrument comptable qui permet de corriger et d’éditer la facture, appelée « avoir » ou « note de crédit ».

Quels sont les types de factures auto-entrepreneur ?

Il faut distinguer trois types de factures auto-entrepreneur :

• La facture auto-entrepreneur normale, qui sert à aligner les transactions effectuées entre l’auto-entrepreneur et le client ;
• La facture d’avoir qui sert à éditer et rectifier la facture normale en présence d’erreurs et permet d’annuler une facture initiale dans le cas où le client se retire. Le montant de la facture d’avoir est négatif, car elle constate une dette client. Il est essentiel de mentionner la facture initiale à laquelle la facture d’avoir apporte une correction ;
• La facture d’acompte qui sert à demander au client une avance sur le paiement en tant qu’assurance. Elle sert surtout lorsque le coût des services est élevé.

Il est également permis à l’auto-entrepreneur d’ajouter un préfixe pour distinguer différentes séries de factures, notamment pour distinguer celles d’acomptes et celles d’avoirs.

Comment établir la facture auto-entrepreneur ?

Pour qu’une facture auto-entrepreneur soit valable en 2021, elle doit comporter des mentions obligatoires. Celles-ci sont divisées en trois rubriques.

Mentions générales

• Le nom du micro entrepreneur et ses coordonnées, ainsi que le nom commercial s’il en a un ;
• La date d’émission, la date de vente, et la date de livraison si elle est différente de celle d’émission ;
• Son numéro SIREN suivi de l’immatriculation selon l’activité. La facture établie doit être au nom de la société avec la mention « SIREN en cours d'attribution » si l’auto entreprise est en cours d'immatriculation. Si l'opérateur est un particulier, le numéro de SIRET ou de SIREN n'est pas imposé ;
• Détails de la prestation : libellé, tarif, quantité, remises et réductions, prix unitaire, frais totaux en euros ou en devise étrangère à condition que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible ;
• Le montant : le montant doit être présenté en hors taxes (HT) et indiquer la mention « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ». Si le micro entrepreneur est assujetti à la TVA, l’indication du taux applicable, du montant HT et de celui TTC devient nécessaire. La TVA ne peut pas être alignée dans une facture auto-entrepreneur ;
• Le numéro du bon de commande si la micro entreprise en établi un ;
• L'adresse de facturation du micro entrepreneur et du client si elle est différente de l’adresse de domicile ou du siège social.

Mentions supplémentaires

• La date de limite de règlement et le taux de pénalité en cas de retard. Si la date limite n’est pas mentionnée, le client est chargé de payer dans un délai maximum de 30 jours (60 si il est basé à l’étranger) ;
• Taux de pénalité de retard ;
• Conditions et Taux d’escomptes : une réduction en cas de paiement anticipé ;
• Indemnité forfaitaire : si un client professionnel paie une facture en retard, il sera tenu de verser une amende de 40 euros, avec la somme indiquée obligatoirement sur la facture ;
• Les informations bancaires : nom et adresse de la banque ;
• Les modes de règlements et de paiements.

Mentions particulières

Ce sont des mentions ne s’appliquent pas à toutes les factures auto-entrepreneurs, mais qui sont obligatoires dans certains cas.

• L’adhésion à un Centre de Gestion Agréé. Dans ce cas, l’auto-entrepreneur est chargé d’indiquer : « membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté » ;
• Si le micro entrepreneur est dans le domaine de la construction ou de l’artisanat, il est impératif pour lui de souscrire à une assurance décennale et d’indiquer sur la facture les coordonnées de l’assureur ou le garant ainsi que la couverture géographique du contrat ou de la garantie ;
• Si le micro entrepreneur est souscrit à une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro), il sera dans l’obligation de mentionner les mêmes informations précédemment citées pour l’assurance décennale.

Une amende fiscale est imposée aux auto entrepreneurs qui ne respectent pas ces obligations et qui indiquent des mentions manquantes ou inexactes. 15 euros par mention manquante pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de la somme.

Comment faire une facture Auto entrepreneur avec TVA ?

Pour faire une facture en étant redevable de la TVA, le micro entrepreneur en établit une comportant les mêmes informations que celle émise sans TVA (numéro de facture, taux des pénalités, conditions d’escompte, pénalités de retard, etc.) afin que la facturation soit légale. Néanmoins, la mention TVA non applicable art 293 b du cgi (code général des impôts) doit être remplacée par d’autres informations mettant en avant la TVA appliquée et qui deviennent alors obligatoires.

La facture a donc certaines mentions obligatoires en plus :

• Numéro d'identification à la TVA du vendeur ;
• Le taux de TVA applicable ;
• Le montant de TVA à payer ;
• Le prix HT et le prix TTC.

Dans le cas où les livraisons faites à l’intérieur de l’Union Européenne sont exonérées, la mention Exonération de TVA, article 262 ter l du CGI doit également être ajoutée sur votre modèle de facture auto entrepreneur.

Bien que ces mentions doivent être obligatoires sur les factures des micro entrepreneurs redevables de la TVA, il existe des cas (avec des clients particuliers ou lors de certaines situations) dans lesquels il n’y a pas nécessité de les indiquer.

C’est par exemple le cas des opérations d’auto liquidation ainsi que des factures dont le montant est inférieur ou égal à 150€ HT.

L’auto liquidation de la TVA se présente lorsqu’un sous-traitant (qu’il s’agisse d’un prestataire ou d’un vendeur) émet une facturation hors taxes (HT) pour son client en France. Ce qui signifie que ce dernier est tenu de payer la TVA directement aux impôts. L’avantage de cette pratique est de simplifier la liquidation de la TVA lorsque le sous-traitant est situé à l’extérieur de l’UE. La facture ainsi établie n’a plus besoin de comporter le prix unitaire HT, le taux de la taxe et son montant. Il est cependant exigé de mentionner clairement « auto liquidation TVA » sur une partie réservée aux mentions obligatoires légales.

Pour le cas des factures dont le montant total HT est égal ou inférieur à 150€, certaines mentions obligatoires deviennent également dispensables comme le numéro d’identification à la TVA du vendeur. L’application de cette pratique est aussi valable lorsque les opérations sont réalisées en France avec des clients professionnels.

Comment fonctionne la TVA en auto entreprise?

Le statut de micro entrepreneur a la particularité de se baser principalement sur un régime micro-fiscal avantageux. Le bénéficiaire de ce statut se voit donc attribuer certains avantages et allègements au niveau de diverses formalités et réglementations.

Parmi ces derniers, on peut distinguer la franchise en base de TVA. En effet, grâce à celle-ci, les micro entrepreneurs sont, pour la plupart du temps, des assujettis non redevables de la TVA, la facturation de leurs clients se fait donc sans cette taxe et la mention de la franchise de TVA est obligatoire au moment d’émission de la facture.

Cependant, lorsqu’ils dépassent un certain seuil de chiffre d’affaires, la TVA devient applicable pour eux, ce qui les contraint à supprimer la mention concernant la franchise et à la remplacer par plusieurs autres énonciations liées à la TVA citées auparavant.

Le plafond de chiffre d’affaires à ne pas dépasser pour prétendre à la franchise en base TVA diffère selon le secteur d’activité du micro entrepreneur :

• Pour le domaine du commerce et celui de l’hébergement : la limite est fixée à 85 800 € l'année civile précédente ou à 94 300 € si le CA de l’avant dernière année (l’année n-2) a été inférieur à 85 800 € ;
• Pour la prestation de service : le micro entrepreneur exerçant cette activité est tenu de ne pas dépasser 34 400 € l'année civile précédente ou 36 500 € lorsque le chiffre d'affaires de l'année n-2 a été inférieur à 34 400 € ;
• Pour la profession libérale : on distingue dans ce type d’activité deux cas. En effet, si le concerné est un avocat, alors le seuil est de 44 500 € l’année précédente pour le CA hors taxes et il est de 18 300 € pour ses prestations de services non réglementées de l’année civile précédente. Tandis que s’il exerce un autre métier en tant que profession libérale, alors la limite à ne pas dépasser devient la même que celle des prestataires de services ;
• Pour les auteurs et artistes-interprètes : le plafond de CA HT pour les activités de livraison d’œuvres et la cession des droits d’auteurs est de 44 500 €. Les revenus inclus sont donc ceux des artistes-interprètes et des artistes auteurs ayant renoncé à la retenue à la source, ainsi que les revenus autres que leurs droits versés par les éditeurs. Ils peuvent également bénéficier de la franchise TVA pour leurs autres activités lorsque le CA de l’année civile précédente ne dépasse pas 18 300 €.

Quelles sont les démarches pour déclarer la TVA?

Afin de déclarer la TVA légalement et ne pas se retrouver à la merci des services fiscaux en cas de contrôle, il faut indispensablement accomplir certaines démarches qui sont relativement simples.

Activer votre compte professionnel

La première étape consiste à activer votre compte professionnel afin de pouvoir par la suite faire vos déclarations et vos règlements de TVA. Pour l’activer, il faut évidemment d’abord l’avoir, donc si vous n’en avez pas déjà un à votre disposition, veillez à en créer un directement en ligne sur le site des impôts. L’activation de ce dernier peut prendre quelques jours.

Obtenir votre numéro de TVA intracommunautaire

Le numéro de TVA intracommunautaire, ou autrement dit, le numéro d’identification fiscal individuel, est une suite de chiffres composant un numéro unique attribué aux personnes redevables de la TVA. Pour l’obtenir, vous devez en faire la demande auprès du Service des Impôts des Entreprises (SIE) dont votre auto entreprise est dépendante. Ce numéro vous sera attribué au bout de 48h et vous devrez alors l’indiquer sur toutes vos factures émises de façon obligatoire, il vous sera également demandé lors de votre déclaration de TVA.

Choisir votre régime d’imposition

En demandant votre numéro de TVA intracommunautaire, vous serez également tenu de choisir un régime d’imposition à la TVA entre les deux possibles : le régime réel normal et le régime simplifié d’imposition.

Le régime réel normal est accordé sur demande et consiste à faire une déclaration mensuelle en remplissant le formulaire CA3 chaque mois afin d’y déclarer la TVA due au cours du mois qui précède. Le règlement s’effectue en ligne et la date limite de ce dernier est mentionnée dans le tableau des déclarations de la rubrique « Déclarer TVA » de votre espace professionnel.

Le régime simplifié d’imposition, quant à lui, est appliqué par défaut et consiste à remplir la déclaration de TVA CA12 avant le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai, et ce, en y mentionnant l’ensemble des opérations imposables de l’année précédente. La TVA due sera alors calculée en soustrayant la TVA payée de la TVA collectée (TVA collectée - TVA payée) et représentera la base de calcul pour vos deux acomptes semestriels : celui de juillet (qui correspond à 55% de la TVA due) et celui de décembre (qui correspond à 40% de la TVA due).

Qu'est-ce que ça change quand on facture la TVA en auto entrepreneur?

Faire une facture avec la TVA a un impact direct sur les cotisations sociales du micro entrepreneur.

En effet, comme ce dernier reverse à l’Etat la TVA facturée aux clients, alors elle n’est pas considérée comme un revenu proprement dit. Donc lors de la déclaration mensuelle ou trimestrielle du chiffre d’affaires, le patron de l’auto entreprise est tenu de mentionner uniquement les montants encaissés hors taxes (HT).

Et c’est sur cette base que les cotisations sociales seront par la suite calculées.

Est-il nécessaire de faire appel à un comptable pour la gestion de la TVA en auto entrepreneur?

Un chef de micro entreprise redevable de la TVA a quelques responsabilités en plus concernant la comptabilité. En tant que tel, vous serez notamment chargé de tenir un livre aux pages numérotées (aussi obligatoire que la numérotation des factures) afin d’y inscrire, de façon journalière, le montant de chaque opération encaissée, en prenant le soin de bien distinguer, s’il le faut, les opérations taxables et celles qui ne le sont pas.

Vous pouvez faire le choix de gérer cette tâche de votre propre chef, mais si vous souhaitez vous alléger le travail afin d’assurer au mieux vos obligations, vous pourrez faire appel à un expert-comptable pour qu’il s’occupe de votre comptabilité, de manière partielle ou totale.

Quelle est la différence entre une facture auto-entrepreneur électronique et une facture auto-entrepreneur papier ?

La facture auto-entrepreneur datée en 2021 peut être créée sous forme papier ou électronique :

• La facture papier : elle est établie à la main, et les mentions légales ainsi que les éléments obligatoires doivent y être inclus ;
• La facture électronique : elle est énoncée et reçue sous forme électronique (envoyée via un support numérique).

Les deux factures papier et électronique contiennent la même chose. Toutefois la facture électronique ne peut être effectuée que si votre client est d’accord et indique son acceptation de façon formelle.

Depuis le premier janvier 2021, le micro entrepreneur est soumis à l’obligation de transmettre ses factures au format électronique s’il est prestataire du service public (État, collectivités locales, établissements publics, hôpitaux, écoles). Il est alors prié de se rendre sur le portail www.chorus-portail-pro.finances.gouv.fr, d’y créer un compte et d’y déposer la facture (la formalité est gratuite).

Il est exigé du micro entrepreneur de conserver les factures papier physiquement 10 ans après la fin de l’opération. Si les factures papier sont numérisées et archivées, l’auto-entrepreneur a l’obligation de les conserver pendant 6 ans. Cependant, les factures électroniques peuvent être conservées sous forme électronique, ou elles peuvent être imprimées et conservées sous forme papier pendant 10 ans.

Il existe différents outils de création de la facture d’auto-entrepreneur : le logiciel Word, un outil basique, des sites internet gratuits, des applications payantes ou gratuites, des logiciels payants ou gratuits.

Quelle est la différence entre une facture auto-entrepreneur et un devis ?

Il est important de ne pas confondre une facture d’auto-entrepreneur et un devis. Le devis est une proposition de contrat établie par l’auto-entrepreneur et envoyée au client, qui à son tour signe ce contrat d’engagement s’il est d’accord et mentionne « Bon pour accord ». La préparation du devis est généralement gratuite. Néanmoins, si le micro entrepreneur décide de le facturer, il devra en informer le client.