devenir assistant administratif

Comment devenir assistant administratif en auto entrepreneur?

Quels sont les démarches pour ouvrir son auto entreprise en tant qu'assistant administratif?

L’assistant administratif en auto entrepreneur offre ses services aux particuliers ainsi qu’aux professionnels qui souhaitent déléguer ou qui ont besoin d’aide pour accomplir des tâches administratives. Accueil téléphonique, rédaction de notes ou de comptes rendus, suivi de dossier, aide à la gestion de comptes en banque, la secrétaire indépendante est considérée comme une vraie assistante stratégique. Qualités et formations requises, missions et clientèle propres au métier, démarche pour travailler en tant qu’auto-entrepreneur, nous vous disons tout sur ce métier.

Nous tenons à préciser que le métier d’assistant administratif auto entrepreneur est aussi communément appelé « secrétaire indépendante ». Nous allons donc utiliser le féminin, mais la profession est bien évidemment ouverte au sexe masculin.

Assistant administratif en auto entrepreneur, de quoi s’agit-il ?

L’assistant administratif auto entrepreneur est une personne qui travaille pour le compte d’entreprises, de professionnels ou de particuliers sous le statut d’auto-entrepreneur, ce qui signifie qu’elle n’est pas salariée. En fonction de sa clientèle, l’assistant administratif aura des missions différentes : de l’assistance commerciale, comptable et administrative pour la clientèle professionnelle et de l’accompagnement budgétaire et administratif pour les particuliers.

La secrétaire administrative exerce généralement depuis son domicile, à distance. Plus exceptionnellement, elle est amenée à se déplacer chez ses clients. Si vous faites le choix de travailler pour des professionnels, attention tout de même au salariat déguisé, puni par la loi. Si vous optez pour les particuliers, vous devrez vous déplacer plus souvent, afin de faire le point sur leur situation administrative, l’avancée des dossiers ou des démarches en cours, ainsi que leurs besoins.

Les clients

La secrétaire indépendante peut choisir de travailler pour deux types de clients :

  • Les entreprises, les associations ou tout autre organisme professionnel : elle va surtout proposer son aide aux établissements qui souhaitent déléguer certaines tâches courantes (appels téléphoniques, courriers électroniques, gestion de l’agenda, paiement des factures, suivi des dossiers, relance clients, etc.) ;
  • Les particuliers : les personnes âgées, les phobiques des tâches administratives, les personnes qui ne trouvent pas le temps de le faire ou celles qui ont besoin d’aide.

À savoir que l’assistant administratif auto entrepreneur qui travaille pour le compte de particuliers est considéré comme prestataire de service à la personne. Ses clients peuvent donc bénéficier d’une réduction d’impôt jusqu’à 50 %.

Les qualités et compétences requises

Devenir assistant administratif auto entrepreneur implique un engagement professionnel fort et une grande polyvalence. En effet, la clientèle est variée, les missions et tâches peuvent aussi être très différentes d’un client à un autre. Afin d’exercer le métier de secrétaire indépendante, vous devrez faire preuve des qualités et compétences suivantes :

  • être organisée : faire preuve d’autonomie, de rigueur, savoir travailler de manière responsable et méthodique afin de répondre au mieux aux attentes de vos clients et pouvoir fournir un travail efficace et rapide ;
  • être flexible et vous adapter en faisant preuve de souplesse afin de faire face aux demandes de dernières minutes, aux changements de priorités, etc. ;
  • être méticuleux : la précision et le sens du détail sont les maîtres mots de l’assistant administratif ;
  • avoir une excellente élocution et de très bonnes capacités d’expression écrite (maîtrise parfaite de la langue française, de la retranscription et de la reformulation) ;
  • manier parfaitement le vocabulaire spécifique du secteur d’activité pour lequel vous travaillez et du monde de l’entreprise de manière générale ;
  • être expert des outils informatiques et bureautique comme le traitement de texte, les moteurs de recherche, la mise en page, les messageries électroniques, voire des logiciels spécifiques.

Les missions

Les missions de la secrétaire indépendante vont surtout dépendre de ses clients. Pour celles qui travaillent auprès des professionnels, les missions seront principalement les suivantes :

  • Rédaction de courriers et numérisation,
  • Préparation des factures et des devis,
  • Saisies comptables et mise à jour des tableaux financiers,
  • Gestion des relances,
  • Relation fournisseurs et contrôle des livraisons,
  • Aide à l’organisation d’événements commerciaux ou de déplacements professionnels,
  • Classement des différents dossiers et documents.

Les missions de l’assistant administratif auto entrepreneur chargé d’aider les particuliers dépendent des besoins du client, ce sera généralement :

  • Gestion des formalités administratives diverses : remplissage de formulaires, demande remboursement, paiement des factures, etc.,
  • Élaboration de dossiers pour des demandes spécifiques : aides de la CAF, crédit d’impôt, etc.,
  • Rangement et classement des documents,
  • Aide à la gestion financière : élaboration de tableaux budgétaires, prévisionnels financiers, etc.,
  • Accompagnement dans les formalités bancaires,
  • Aide aux tâches bureautiques quotidiennes : gestion de la boîte mail ou d’un réseau social.

Le matériel indispensable

Si, en tant qu’assistant administratif, vous n’aurez pas besoin de faire de gros investissements, vous devrez néanmoins faire l’acquisition de certains outils matériels pour bien commencer :

  • un ordinateur et une bonne connexion internet,
  • une imprimante multifonctions,
  • des logiciels classiques (création de tableaux et traitement de texte) et éventuellement des logiciels plus spécifiques,
  • du matériel nécessaire à la tenue d’un standard téléphonique (téléphone, micro),
  • un bon bureau et un fauteuil ergonomique,
  • des stylos, bloc-notes, classeurs, etc.

Les avantages et inconvénients du métier d’assistant administratif

Exercer en tant qu’assistant administratif indépendant présente de nombreux avantages et, comme toutes les professions, quelques inconvénients. Faisons le point.

Avantages

  • L’indépendance : quel que soit le métier, travailler en auto-entreprise permet de ne dépendre d’aucune entreprise. Mise à part celle que l’on a créée pour exercer sa profession. C’est d’ailleurs la motivation de la majorité des auto-entrepreneurs ;
  • La flexibilité : l’assistant administratif est seul à fixer ses horaires. Il ne doit pas suivre un planning qui lui est imposé et organise ses journées comme il le souhaite. Il peut ainsi travailler à temps plein ou à mi-temps, faire le choix de ne pas travailler tous les week-ends et « poser » ses vacances quand il le désire ;
  • L’équilibre vie personnelle/vie professionnelle : la secrétaire indépendante peut gérer son emploi du temps en fonction des ses besoins personnels (enfants, famille, amis, loisirs, etc.). Cela lui permet de maintenir un rythme de vie équilibré et d’avoir une bonne qualité de vie ;
  • La liberté de choisir ses clients : l’assistant administratif auto entrepreneur peut, comme mentionné précédemment, travailler pour le compte de professionnels ou de particuliers. Cela lui donne aussi la possibilité de varier ses missions et activités, ou pas. Il peut par exemple proposer ses services à une start-up et accompagner en même temps une famille nombreuse débordée dans sa gestion financière. Ou, au contraire, ne travailler que pour un seul type de client ;
  • L’augmentation des gains : travaillant à distance grâce à l’outil numérique, l’assistant administratif peut se consacrer à plusieurs clients sur une seule journée, ce qui augmente ses gains.

Inconvénients

  • La recherche de clients : être indépendant signifie liberté dans sa vie professionnelle, mais veut aussi dire démarchage, prospection et développement de la clientèle. En effet, lorsque l’on n’est pas salarié, il faut vendre et démontrer ses capacités aux potentiels clients afin de gagner leur confiance. Cela se traduit par des heures à préparer son discours pour convaincre, multiplier les appels téléphoniques, les courriers électroniques, les sites d’offres, etc.
  • La solitude : travailler seul, ne faire partie d’aucune équipe et communiquer avec ses clients uniquement de manière virtuelle peut parfois peser sur le moral. Mais il existe des alternatives à la solitude : travailler dans une aire de coworking ou dans des lieux publics lorsque les missions le permettent.

Comment développer sa clientèle d’assistant administratif auto entrepreneur ?

Principale difficulté de l’assistant administratif auto entrepreneur, nous vous donnons trois lignes de conduites à suivre afin de développer votre clientèle :

  • Définissez votre offre pour que votre activité soit lucrative et qu’elle puisse perdurer. Pour cela, vous devez vous poser les bonnes questions afin de définir votre offre commerciale : Quels sont les services et prestations que je souhaite proposer ? Quels bénéfices est-ce que j’apporte à mes clients ? Quelles sont mes disponibilités ? Quels tarifs vais-je proposer ? Et est-ce que je suis prêt à me déplacer chez mes clients ou dans les locaux d’une entreprise ?
  • Différenciez-vous de la concurrence dans le but d’attirer l’attention des potentiels clients. En fonction de vos compétences et de votre expérience, vous pouvez par exemple faire le choix de vous spécialiser dans un domaine précis (médical, communication, négociation, justice, etc.). Vous pourrez ainsi faire valoir vos connaissances dans la pratique et le vocabulaire spécifique. Le fait de maîtriser plusieurs langues étrangères aussi peut être un atout supplémentaire pour attirer des clients étrangers ;
  • Recherchez de manière efficace en fonction du public que vous visez. Si vous souhaitez travailler pour des particuliers, misez sur le bouche-à-oreille ou les petites annonces sur des sites spécialisés. Si vous visez les professionnels, démarcher directement les petites et moyennes entreprises en leur expliquant votre activité. Dans les deux cas, il est aussi intéressant de créer une page internet sur laquelle vous publierez les services que vous proposez et les différents retours et recommandations de vos clients précédents.

Comment devenir assistant administratif en auto entrepreneur ?

Assistant administratif auto entrepreneur est une activité non réglementée. Ce qui signifie que vous n’êtes pas dans l’obligation d’avoir une formation ou un diplôme spécifique pour exercer le métier. Tout le monde peut accéder à ce poste.

En revanche, il est recommandé d’avoir des bases solides en gestion administrative. Alors soit, vous disposez déjà d’une expérience dans le domaine ainsi que des références que vos futurs clients pourront consulter, soit vous avez êtes qualifié en gestion ou secrétariat.

Dans la liste des formations en secrétariat les plus réputées apparaissent :

  • BEP métiers des services administratifs (ou BEP du secrétariat),
  • Bac Pro gestion administrative,
  • BTS gestion de la PME,
  • BTS support à l’action managériale,
  • BTS assistant de direction,
  • DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations).

Salaire de l’assistant administratif en auto entrepreneur

Les secrétaires indépendantes proposent généralement leurs services entre 15 et 30€ de l’heure. La moyenne se situe donc à 20 € de l’heure. Évidemment, ce taux horaire varie en fonction de l’expérience, du savoir-faire, mais aussi des garanties et de la valeur ajoutée.

Mais il est également possible de mettre en place des prix « par tâche », surtout si vous travaillez pour des particuliers. Ainsi, vous pourriez facturer une saisie de page Word à 5 €, la saisi d’un tableau Excel à 8 € et l’édition d’un devis à 7 €.

Comment s’inscrire en auto entrepreneur assistant administratif ?

S’inscrire en tant qu’assistant administratif auto entrepreneur et obtenir une immatriculation afin d’exercer légalement est facile et rapide. En effet, le statut a été créé pour simplifier le lancement de l’activité. Voici les différentes étapes qui peuvent directement se faire en ligne en quelques clics :

  • La déclaration de l’activité (le lieu et la nature de l’activité) se fait sur un portail de création et de gestion d’auto-entreprise. Il suffit de remplir le « Formulaire P0 Æ » en l’accompagnant de plusieurs documents : copie de la carte d’identité recto verso, justificatif de domicile et déclaration sur l’honneur de non-condamnation ;
  • Après un délais de quelques semaines, vous recevrez à votre domicile un courrier provenant de l’INSEE, contenant le certificat d’inscription avec le numéro de SIRET et de SIREN ;
  • Il vous suffira ensuite d’ouvrir un compte en banque dédié à votre nouvelle activité ainsi qu’une assurance.

Les questions les plus fréquentes

Comme tous les auto-entrepreneurs, bien que bénéficiant d’un statut simplifié, la secrétaire indépendante doit tout de même respecter quelques obligations comptables : déclarer ses revenus à l’URSSAF mensuellement ou trimestriellement, payer ses charges sociales et tenir un livre de recettes.

L’assistant administratif auto entrepreneur, comme les autres professionnels qui choisissent ce statut, n’est soumis à aucune obligation d’assurance. En revanche, la souscription d’une assurance de responsabilité civile professionnelle lui est tout de même recommandée dans le cas où il pourrait être amené à intervenir au domicile ou dans les locaux de ses clients.