devenir secrétaire

Comment devenir secrétaire en auto-entrepreneur ?

Quelles sont les démarches pour s'inscrire en tant qu'auto entrepreneur secrétaire et devenir indépendant?

De plus en plus d’entreprises de tous secteurs d’activité confondus, font le choix de confier la gestion de leurs tâches administratives. Afin de répondre à cette démarche, de plus en plus de personnes font le choix de se lancer dans le métier du secrétariat et offrent leurs services et prestations en freelance.

Une secrétaire indépendante doit obligatoirement choisir le statut juridique sous lequel elle souhaite exercer, d’où le succès du statut d’auto-entrepreneur. Ce dernier est très en vogue chez les jeunes entrepreneurs, et ce, grâce aux nombreux avantages qu’il offre, de ses démarches relativement simples, à la protection sociale qu’il garantit et à son régime fiscal allégé.

Mais alors, qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante, quelles sont ses qualités, ses missions et quelles sont les étapes à suivre afin de le devenir ?

Secrétaire en auto-entrepreneur : de quoi s’agit-il ?

Une secrétaire en auto-entrepreneur ou secrétaire freelance est, comme son nom l’indique, une personne qui travaille en toute indépendance. La secrétaire propose des services administratifs sous son statut d’auto-entrepreneur à des clients souhaitant déléguer leurs tâches administratives. Il s’agit notamment de rédiger, de préparer, d’organiser et de diffuser des informations.

La secrétaire auto-entrepreneur a donc pour objectif de faciliter à ses clients toutes leurs démarches administratives en mettant à leur disposition tout son savoir-faire. En résumé, c’est une personne qui exerce le métier de secrétaire sans pour autant être salariée d’une société, mais tout en travaillant à son compte.

Qui peut devenir secrétaire en auto-entrepreneur ?

Acquérir le statut de secrétaire en auto-entrepreneur est accessible selon certaines conditions. Il faut notamment que la personne :

  • Soit majeure ;
  • Soit domiciliée en France ;
  • Possède la nationalité française ou une nationalité européenne ;
  • Possède les compétences juridiques demandées ;
  • Ne soit condamnée à aucune interdiction d’exercer ou de gérer.

Quelles sont les formations exigées pour devenir secrétaire en auto-entrepreneur ?

Devenir secrétaire n’exige aucun diplôme particulier au préalable. En théorie, toute personne désirant devenir secrétaire peut donc le faire sans prérequis. Cependant, en pratique, il est recommandé de suivre une formation destinée à la gestion administrative et au secrétariat afin de paraitre plus crédible auprès de vos clients et de les rassurer quant à vos connaissances et à vos qualifications professionnelles dans le domaine. Il existe à cet effet plusieurs possibilités de formations. En voici quelques exemples :

  • Les DUT gestion des entreprises et des administrations ;
  • Le Bac Pro gestion administrative ;
  • Le BEP métiers du secrétariat ;
  • Le BRS support à l’action managériale ;
  • Le certificat professionnel assistant administratif ;
  • Le BTS gestion de la PME.

Quelles sont les qualités et les compétences requises pour une secrétaire auto-entrepreneur ?

Une secrétaire en auto-entrepreneur doit obligatoirement posséder certaines qualités et compétences afin de mener au mieux sa mission. Elle doit notamment :

  • Se montrer disponible et flexible : une secrétaire en freelance doit être capable de s’adapter à la disponibilité de sa clientèle. Elle doit en effet être toujours prête à intervenir à n’importe quel moment et à se déplacer si nécessaire ;
  • Être organisée : une secrétaire doit se montrer méthodique et rigoureuse dans l’organisation de son travail. Elle doit être capable de s’organiser au mieux et de gérer toutes les tâches administration qui lui sont confiées, et ce, de manière rapide et efficace ;
  • Avoir un excellent sens du relationnel : une secrétaire représente son patron auprès de ses clients, elle doit donc s’exprime de manière polie et efficace.
  • Être de confiance : il ne faut pas oublier qu’un client confie des informations personnelles à sa secrétaire alors une grande discrétion de sa part est requise ;
  • Être polyvalente : gérer des tâches administratives implique souvent le fait de devoir gérer diverses facettes de celles-ci. Une bonne secrétaire doit donc posséder des connaissances et un savoir-faire dans plusieurs domaines afin de répondre à toutes les demandes de ses clients.

Quelles sont les missions et les tâches d’une secrétaire auto-entrepreneur ?

La secrétaire indépendante a pour mission de gérer et de faciliter les diverses tâches administratives à sa clientèle. Elle peut notamment :

  • Rédiger des documents administratifs ;
  • Etablir des devis et des factures ;
  • Répondre au téléphone ;
  • Gérer le planning ;
  • Rafraichir les bases de données sur les sites web ;
  • Contrôler les commandes et les livraisons ;
  • Classer et gérer des dossiers ;
  • Gérer le budget ;
  • Rédiger le courrier ;
  • Assister son client pour des formalités bancaires ou avec tiers ;

Quelles sont étapes à accomplir afin de devenir secrétaire en auto-entrepreneur ?

Devenir secrétaire en auto-entrepreneur exige le passage par plusieurs étapes essentielles :

  • Étudier le marché : il est primordial de connaître la situation du marché dans lequel vous vous lancez afin d’éviter les risques. Il faudra prendre pour cible des clients potentiellement intéressés par ce genre de service.
  • Élaborer un business plan : vous devrez aussi identifier les ressources dont vous aurez besoin sur le plan financier et sur le plan logistique afin de garantir le bon démarrage de votre projet. Et il faudra également estimer le chiffre d’affaires annuel à réaliser et faire des prévisions sur ses finances.

Quels sont les tarifs d’une secrétaire indépendante ?

Avant toute chose, sachez que chaque secrétaire fixe ses propres tarifs, il n’est donc pas possible de définir une grille tarifaire commune pour toutes les secrétaires indépendantes.

Ces mêmes tarifs varient selon plusieurs facteurs. Il s’agit notamment du niveau de difficulté de la prestation réalisée, des délais fixés, de son niveau d’expérience, du prestige du client, etc. Les tarifs les plus bas correspondent donc logiquement aux secrétaires débutantes dans le métier tandis que les plus expérimentées proposent des tarifs plus élevés.

Cependant, il existe une fourchette des prix pour les prestations d’une secrétaire en auto-entrepreneur. Il faudra par exemple compter entre 25 et 50 euros de l’heure pour une prestation à distance, tandis qu’une prestation sur site vous coûtera plus cher, de 30 à 55 euros de l’heure, du fait des frais de déplacement. Sachez également qu’il existe des majorations dans certaines situations comme des prestations réalisées pendant des jours fériés ou encore dans des délais très courts.

Enfin, une secrétaire en auto-entrepreneur peut choisir le système de facturation qui lui convient et se mettre d’accord avec son client. Trois choix s’offrent alors à elle : facturation à la tâche, facturation au temps passé et une facturation au forfait.

Quelles sont les obligations d’une secrétaire en auto-entrepreneur ?

Une secrétaire exerçant sous le statut de l’auto-entreprise est tenue de respecter certaines obligations comme n’importe quel auto-entrepreneur :

  • L’obligation de déclarer son début d’activité en ligne via le formulaire prévu à cet effet ;
  • L’obligation de déclarer son chiffre d’affaires, et ce, tous les mois ou tous les 3 mois selon la périodicité choisie lors de la déclaration d’activité. Notez également qu’il est obligatoire de déclarer son chiffre d’affaires même si celui-ci est nul ;
  • L’obligation de payer ses cotisations sociales, qui correspondent à 22 % de son chiffre d’affaires ;
  • L’obligation de tenir un livre de recettes dans lequel seront mentionnées toutes les informations relatives à ses encaissements (montant, date de paiement, etc.) ;
  • L’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié exclusivement à son activité de secrétaire en auto-entrepreneur dans le cas où l’auto-entrepreneur prévoit un chiffre d’affaires supérieur à 10 000 euros.

Il ne faut pas sous-estimer ces obligations, car tout manquement aura des conséquences plus ou moins graves.

Quels sont les avantages du statut d’auto-entrepreneur dans le secrétariat ?

Choisir le statut juridique de l’auto-entreprise pour exercer en tant que secrétaire représente la meilleure alternative. En effet, ce statut offre de nombreux avantages. Tout d’abord, les démarches administratives pour en bénéficier sont relativement simples et accessibles à tous. Ensuite, il offre l’accès à une couverture sociale ainsi qu’à une sécurité sociale. Enfin, en cas de démission, il offre la possibilité d’avoir droit au chômage.

Quel matériel doit posséder une secrétaire en auto-entrepreneur ?

Bien que le métier de secrétaire en auto-entrepreneur ne nécessite pas de gros investissements, il est toutefois obligatoire de posséder le matériel adéquat et indispensable afin d’effectuer certaines tâches. Il s’agit notamment :

  • D’un ordinateur assez performant et d’une connexion internet haut débit ;
  • D’une bonne souris, préférablement orthopédique afin d’éviter les troubles musculo-squelettiques liés au métier du secrétariat ;
  • Des licences des logiciels de bureautiques notamment pour le traitement de texte ou encore pour la création de tableaux ;
  • D’un téléphone, d’un micro et d’un bon casque adapté au secrétariat ;
  • De clés USB à grande capacité ;
  • D’un bon fauteuil confortable pour éviter les troubles physiques sur le moyen ou long terme ;
  • D’étagères ou d’armoires de rangement des documents ;
  • D’un sac à dos solide pour transporter votre matériel lors de vos déplacements ;
  •  
  • D’un véhicule pour plus d’autonomie.

Comment développer son réseau de client en tant que secrétaire auto-entrepreneur ?

Tout d’abord, avant de lancer votre business, réfléchissez mûrement à l’offre commerciale que vous souhaitez proposer en fonction du marché, comme indiqué plus tôt. Ainsi, il faudra définir avec précision le genre de prestations que vous êtes aptes d’assurer, fixer les tarifs que vous souhaitez appliquer ainsi que le système de facturation (à la tâche, au temps passé ou par forfait), évaluez votre disponibilité et fixez un objectif sur les bénéfices à réaliser. N’hésitez pas à vous former dans plusieurs domaines porteurs afin de vous adapter à la demande.

Par la suite, il faudra penser à vous spécialiser dans un domaine particulier que vous maîtrisez et dans lequel vous avez une expérience suffisante. Cela vous apportera plus de crédibilité auprès de vos futurs clients.

Une fois que vous savez ce que vous voulez faire, il ne vous reste plus qu’à commencer à développer votre cercle de clients. Commencer par envoyer à de potentiels clients des mails dans lesquels vous vous présentez ainsi que les services que vous proposez. Pensez également à vous créer un site web afin d’augmenter votre visibilité et de vous faire de la publicité.

Vous pouvez également essayer de tisser des liens avec d’autres secrétaires indépendantes qui pourront vous aider à trouver des contrats.

Secrétaire auto entrepreneur en résumé

Si vous souhaitez vous lancer et devenir secrétaire bénéficiant du statut auto-entrepreneur, alors il est primordial de retenir les points essentiels suivants :

  • Exercer le métier de secrétaire en auto-entrepreneur, qui est un métier non réglementé, n’exige aucun diplôme préalable ;
  • Le Centre de formalités des Entreprises (CFE) dont vous dépendez est l’URSSAF ;
  • Votre chiffre d’affaires annuel ne doit pas dépasser 72 500 euros ;
  • Vos cotisations sociales se font sur la base d’une taxe de 22 % sur votre chiffre d’affaires ;
  • Votre code APE sera généralement 82.11Z- Services administratifs combinés de bureau ;
  • Vos revenus sont répertoriés dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC).

Les questions les plus fréquentes

Faire appel à une secrétaire auto-entrepreneur est un véritable atout pour une entreprise. En effet, cela lui permet un gain de temps et d’argent lié au recrutement. De plus, une secrétaire auto-entrepreneur est disponible pour un travail urgent ou pendant un jour férié. En outre, l’entreprise ne dépense rien en matériel lorsqu’elle engage une secrétaire pour une prestation à distance. C’est donc un métier tout à fait porteur qui a de beaux jours devant lui.

Une secrétaire auto-entrepreneur peut proposer ses prestations à différents types de clients. Il peut notamment s’agir de personnes âgées pour qui les tâches administratives sont particulièrement difficiles, des entrepreneurs n’ayant pas le temps de s’occuper eux-mêmes du côté administratif ou encore d’entrepreneurs débutants souhaitant bénéficier de l’expertise et du savoir-faire d’une secrétaire auto-entrepreneur dans un domaine particulier.

Le salaire d’une secrétaire auto-entrepreneur n’est pas fixe et dépend de plusieurs facteurs : du nombre de clients qu’elle fidélise, de ses tarifs, de ses charges sociales, des heures de travail effectuées, etc. Tout dépend donc de son expérience et de sa capacité à prospecter de nouveaux clients.